Code de conduite destiné aux partenaires commerciaux de Samsara

Introduction

Samsara s’engage à agir conformément à sa mission et ses principes culturels. Nous sommes convaincus que l’adoption des normes éthiques les plus strictes est non seulement la mesure à prendre, mais nous aide également à garantir notre réussite à long terme. Samsara accorde une grande importance aux relations avec ses partenaires commerciaux et fournisseurs. En outre, en tant que prestataire de confiance de Samsara, vous jouez un rôle essentiel pour nous permettre de tenir nos engagements envers nos clients, nos employés et nos communautés. 

Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu’ils s’engagent, tout comme nous, à respecter les normes éthiques les plus strictes qui soient. Le présent Code de conduite destiné aux partenaires commerciaux (ci-après le « Code ») énonce les exigences de Samsara selon lesquelles nos partenaires commerciaux, fournisseurs, consultants et prestataires de services, ainsi que leurs filiales, sociétés affiliées, sous-traitants et fournisseurs de rang suivant (ci-après les « Partenaires Commerciaux »), sont tenus (i) d’encourager et de faciliter la mission de Samsara visant à améliorer la sécurité, l’efficacité et la durabilité des opérations qui sont le moteur de notre économie, et (ii) de s’aligner sur les valeurs culturelles de Samsara, à savoir l’impact client, l’esprit d’équipe, l’amélioration continue et le développement pour le long terme.

Samsara peut demander aux Partenaires Commerciaux, lesquels lui remettront dans les meilleurs délais, une auto-évaluation quant à leur respect du présent Code. La conformité des Partenaires Commerciaux au présent Code peut faire l’objet d’une vérification par Samsara, laquelle peut décider de prendre les mesures qui s’imposent si les Partenaires Commerciaux ne respectent plus la lettre et/ou l’esprit du présent Code. Si un événement survient dans le cadre de nos relations professionnelles, qui pourrait influencer votre capacité à nous fournir un service conforme à nos valeurs culturelles ou au présent Code, veuillez contacter notre Comité vie privée et éthique à l’adresse bpcodeofconduct@samsara.com. Le non-respect des principes et normes énoncés dans le présent Code pourrait amener Samsara à mettre un terme à votre relation ou contrat avec nous.

Engagement en matière d’éthique et de conformité 

Samsara agit dans le strict respect des lois, règles et règlements applicables – quel que soit le type de service que nous assurons ou son lieu de livraison. Afin de contribuer à garantir la conformité, nous maintenons en place un solide programme d’éthique et de conformité, dont la pierre angulaire est notre code de conduite interne. Comme condition préalable à l’embauche, tous les employés doivent se conformer à notre code de conduite interne, ainsi qu’aux autres politiques de l’entreprise. 

Le présent Code doit être lu parallèlement aux lois applicables et aux dispositions contractuelles pertinentes. Les Partenaires Commerciaux doivent respecter l’ensemble des lois, règlements et normes sectorielles applicables dans le(s) pays où ils se trouvent et exercent leurs activités. 

En outre, les Partenaires Commerciaux doivent respecter les Conventions des Nations unies applicables, et ont le devoir de protéger les informations confidentielles et les données à caractère personnel, et de prendre les précautions nécessaires avant de les communiquer le cas échéant à un tiers. Tous les Partenaires Commerciaux s’engagent à respecter l’ensemble des droits de propriété intellectuelle de Samsara et de tiers. 

Si le respect de l’une quelconque des dispositions du présent Code devait entraîner une violation d’une loi ou d’un règlement, les Partenaires Commerciaux seraient tenus de respecter la loi ou le règlement applicable. En cas de conflit entre le Code et un contrat avec le Partenaire Commercial, ce dernier prévaudra.

Lois & Éthique

Chez Samsara, nous nous engageons à observer les normes les plus strictes en matière de conformité, d’éthique, d’honnêteté et d’intégrité, et à établir des relations professionnelles basées sur la confiance, la transparence et la responsabilité mutuelle. Les Partenaires Commerciaux doivent disposer d’un programme de gouvernance d’entreprise approprié qui permet de s’assurer qu’ils respectent les mêmes valeurs dans le cadre de leurs activités commerciales, y compris par le biais des aspects suivants :

• Protection de la propriété intellectuelle - Les Partenaires Commerciaux respecteront les droits de propriété intellectuelle et protégeront les informations relatives aux clients. Les Partenaires Commerciaux doivent gérer la technologie et le savoir-faire de manière à protéger les droits de propriété intellectuelle.

• Protection des donneurs d’alerte et anonymat des plaintes - Les Partenaires Commerciaux veilleront à ce que les employés disposent d’un mécanisme efficace pour lancer des alertes, et qui facilite le dialogue en toute transparence entre la direction et les employés. Les Partenaires Commerciaux devront aussi prévenir et traiter de toute mesure de représailles contre les employés qui de bonne foi lancent une alerte ou mettent en avant un problème, et mettre en place des mécanismes permettant d'enquêter de manière rapide et approfondie sur ces plaintes, en conformité avec le droit applicable.

• Responsabilité de la chaîne d’approvisionnement - Les Partenaires Commerciaux collaboreront avec leurs propres partenaires commerciaux afin de promouvoir une conduite professionnelle conforme au présent Code, et imposeront à leurs sous-traitants et mandataires de respecter les normes et pratiques couvertes par le présent Code. 

• Délit d’initié - En tant que Partenaire Commercial, certaines informations qui n’ont pas encore été (ou risquent de ne jamais être) rendues publiques pourraient vous être communiquées. Ces informations pourraient affecter notre valorisation, ou le cours de l’action et/ou la valorisation d’autres entreprises. Nos normes éthiques (et la loi) vous interdisent formellement d’agir sur la base de ces informations. Cette règle s’applique non seulement directement à vous et vos employés, mais également aux membres de votre famille, à vos amis ou à d’autres personnes qui pourraient être en mesure de prendre des décisions d’investissement sur la base de ces informations. Si vous avez accès à ce type d’informations, vous êtes tenu de préserver leur confidentialité, et de les traiter avec une extrême prudence et la plus grande discrétion.

• Utilisation responsable et conforme à la loi de la technologie/des produits - Les Partenaires Commerciaux devront utiliser la technologie et en tirer avantage lorsque cela est possible afin de contribuer à une efficacité accrue au sein de leur organisation. Les Partenaires Commerciaux devront utiliser la technologie de manière responsable et conforme à la loi. Dans le cas de l’intelligence artificielle (IA), par exemple, les Partenaires Commerciaux devront élaborer et mettre en œuvre un cadre de gouvernance de l’IA fiable et conforme à la loi composé de processus, de méthodes, de contrôles et d’outils de soutien afin de renforcer la confiance et la transparence dans le cycle de vie de bout en bout et l’utilisation de l’IA concernée.

• Respect des lois sur les infractions pénales des entreprises - Il s’agit notamment de respecter le UK Criminal Finances Act britannique et d’autres lois sur l’évasion fiscale, et de veiller à ce que vos propres employés, agents et partenaires commerciaux respectent ces lois.

Entités gouvernementales d’État, locales et d’enseignement (SLED) 

Les entités gouvernementales chargent Samsara de protéger leurs informations vitales. Bien que nous agissions avec une intégrité absolue avec l’ensemble de nos clients, les services que nous fournissons au gouvernement s’accompagnent souvent d’obligations complémentaires, lesquelles peuvent vous être transférées en votre qualité de Partenaire Commercial de confiance. Dans le cadre de la prestation de services pour le compte de Samsara à des gouvernements fédéraux, d’État ou locaux, vous pouvez être soumis à des exigences spécifiques concernant les salaires, les horaires, les conditions de travail, la tarification, les dons, le lobbying, les conflits d’intérêts ou le traitement approprié des informations. Il pourrait également exister des exigences opérationnelles uniques ou des restrictions quant aux personnes aptes (ou autorisées) à fournir des services. Il vous incombe de comprendre et respecter les engagements en matière de conformité associés à la prestation de services en faveur du gouvernement, qu’ils s’appliquent directement à vous par la loi ou par le biais de votre contrat avec Samsara. 

Respect de la vie privée, confidentialité et protection des données

Samsara applique les normes les plus strictes en matière de sécurité des données et de protection des données personnelles, tout en investissant en permanence dans nos infrastructures et processus afin de fournir à nos clients les solutions les plus sécurisées du marché, comme le décrit en détail la page concernant Notre engagement vis-à-vis de la protection des données personnelles de nos clients. Nous nous engageons à faire preuve de transparence au sujet de nos pratiques de sécurité en matière de protection des données personnelles. Le programme de sécurité de classe mondiale de Samsara est axé sur le concept de défense en profondeur : sécuriser notre organisation et les données de nos clients, à plusieurs niveaux. 

Lorsque vous traitez des informations pour notre compte – qu’il s’agisse de celles de nos employés ou de nos clients – nous vous demandons de préserver leur confidentialité, de les utiliser aux seules fins autorisées et d’appliquer les plus hauts niveaux de protection des données qui soient. Dans le cadre de cet engagement, vous pourriez être tenu de maintenir (et démontrer) des contrôles physiques, techniques et administratifs efficaces concernant la confidentialité et la sécurité des données que vous traitez. Selon les services que vous assurez et les informations que vous traitez pour notre compte, vous pourriez également être tenu de mettre en œuvre d’autres mesures de protection appropriées. 

Droits du travail, de l’emploi et de la personne

Samsara s’engage à protéger les droits du travail, de l’emploi et de la personne, comme le décrit en détail notamment sa Déclaration sur l’esclavage moderne. Samsara respecte les normes énoncées dans les conventions de l’Organisation internationale du travail et dans la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies, et attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils agissent conformément à celles-ci. 

Les Partenaires Commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Protection contre la discrimination, le harcèlement et/ou les abus, à la fois au sein de leur propre entreprise et lors de leurs échanges avec des tiers, et notamment les employés de Samsara. Samsara promeut, et attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils s’engagent à promouvoir, l’égalité des chances en matière d’emploi pour toutes les personnes, sans discrimination, harcèlement, abus, châtiment corporel ou traitement inhumain, dans le strict respect des lois et règlements applicables.

• Liberté de choisir son emploi - Samsara attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils agissent conformément à l’ensemble des règlements applicables en matière d’esclavage moderne. Samsara ne tolérera aucune forme de travail involontaire ou forcé, ou de trafic d’êtres humains.

• Protection contre le travail des mineurs, protection des jeunes actifs et des travailleurs étudiants - Samsara interdit le recours au travail des enfants. Les Partenaires Commerciaux sont tenus d’engager des employés ayant l’âge minimum requis pour travailler dans le pays où le travail est exécuté. 

• Respect des lois sur les salaires et les heures de travail - Samsara demande à l’ensemble de ses Partenaires Commerciaux de fournir un salaire décent à leurs employés, leur permettant de jouir d’une qualité de vie satisfaisante. Les employés ne doivent pas être obligés de travailler plus que le nombre maximum d’heures autorisé par les lois et règlements locaux. Les heures supplémentaires doivent être effectuées avec le consentement préalable de la personne concernée et rémunérées convenablement, conformément à la législation locale.

• Liberté d’association et de négociation collective - Les Partenaires Commerciaux permettront à leurs employés d’exercer librement leurs droits légitimes de s’associer avec d’autres, de constituer et rejoindre (ou s’abstenir de rejoindre) les organisations de leur choix, et de négocier collectivement, sans ingérence, discrimination, représailles ou harcèlement. Les employés ne doivent pas être pénalisés ni être victimes de harcèlement ou d’intimidation, pour l’exercice non violent de leur droit de constituer, rejoindre ou s’abstenir de rejoindre de telles organisations juridiques.

• Traiter les personnes avec respect et dignité - Il s’agit notamment de s’associer à Samsara pour privilégier la sécurité, le bien-être et la dignité de l’ensemble des personnes, dont les talents et le travail acharné aident Samsara à proposer des produits et services d’excellence.

Samsara ne pourra pas sciemment soutenir ou faire affaire avec des Partenaires Commerciaux impliqués dans des activités allant à l’encontre de la lettre et/ou de l’esprit des principes énoncés précédemment. Il convient de mettre en place des procédures appropriées avec l’entreprise du Partenaire Commercial, et de les faire appliquer pour traiter tout manquement à ces normes et principes.

Diversité et inclusion 

Samsara s’engage à instaurer un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif, et décrit en détail comment nous comptons y parvenir sur la page Web dédiée à la diversité. Les Partenaires Commerciaux doivent s’aligner sur cet engagement.

Samsara attend également de ses Partenaires Commerciaux qu’ils n’opèrent aucune discrimination lors des pratiques de sélection, de recrutement ou d’emploi, fondée notamment sur la race, la couleur, l’âge, le sexe, l’identité sexuelle, l’expression sexuelle, l’orientation sexuelle, la situation matrimoniale, l’origine ethnique, la nationalité, la classe sociale, le handicap, les données génétiques, l’état de santé, l’état de grossesse, la religion, l’appartenance politique, l’appartenance syndicale, le statut d’ancien combattant ou l’aspect physique. En outre, Samsara attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils s’engagent à identifier, évaluer et améliorer une culture de la diversité, de l’égalité et de l’inclusion à travers tous les aspects de la gestion du milieu de travail.

Santé et sécurité

L’un des principes fondamentaux de Samsara consiste à améliorer la sécurité des opérations qui sont le moteur de notre économie. Les Partenaires Commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Respecter et gérer la santé et la sécurité au travail - Tous les Partenaires Commerciaux doivent établir et maintenir un environnement de travail sûr, tout en intégrant des politiques fiables en matière de santé et de sécurité pour la conduite des activités. Leurs locaux et installations doivent respecter les exigences légales et réglementaires pertinentes, y compris obtenir les permis, approbations, autorisations et certifications nécessaires. 

• Se préparer à faire face aux situations d’urgence - Les Partenaires Commerciaux doivent veiller à ce que leurs bureaux et usines aient mis en place un plan d’intervention d’urgence approprié. 

• Gérer les incidents - Les Partenaires Commerciaux disposeront d’un système permettant aux employés de signaler les incidents et quasi-accidents en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, ainsi que d’un système pour examiner, suivre et gérer ces signalements. Les Partenaires Commerciaux s’engagent à mettre en œuvre des plans d’actions correctives pour atténuer les risques, dispenser les soins médicaux nécessaires et faciliter le retour au travail des employés.

Environnement

Bâtir sur le long terme est l’une des valeurs fondamentales de Samsara et le développement durable en est un élément clé. Comme le décrit en détail la page Web de Samsara dédiée au développement durable, Samsara s’engage à développer les meilleurs produits afin d’aider ses clients à réduire leur empreinte environnementale et partage ce même objectif en ce qui concerne ses propres pratiques commerciales. Les Partenaires Commerciaux doivent mettre en œuvre des normes appropriées pour protéger l’environnement et agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Respect des lois, réglementations et normes environnementales applicables - Les Partenaires Commerciaux doivent connaître et respecter les lois applicables à leurs activités concernant l’intégralité du cycle d’approvisionnement et de production : approvisionnement en matériaux – fabrication – logistique – élimination. Il s’agit notamment d’obtenir les permis nécessaires et de respecter les obligations de déclaration.

• Limitation et gestion des déchets - Les Partenaires Commerciaux sont tenus de traiter les déchets de manière responsable, et de séparer les processus de gestion des déchets dangereux et non dangereux.

• Attribution efficace des ressources - Les Partenaires Commerciaux sont tenus de prendre des mesures pour comprendre leurs risques climatiques, de minimiser leur impact sur l’environnement et de mettre en œuvre des politiques visant à réduire les émissions de gaz à effet de serre. Les Partenaires Commerciaux doivent également activement mettre en œuvre des processus en vue de réduire, réutiliser et recycler les matériaux tout au long de leur cycle de production/service.

• Approvisionnement responsable en matériaux - Les Partenaires Commerciaux doivent maintenir des politiques permettant de s’assurer, dans la mesure du raisonnable, que les matériaux utilisés dans la conception des produits de Samsara ne profitent pas, directement ou indirectement, à des groupes armés ou d’autres initiatives illégales et/ou dangereuses. Il s’agit notamment de respecter le Règlement européen sur les minerais provenant de zones de conflit et l’article 1502 du Dodd-Frank Act, dans sa version modifiée.

Sélection des Partenaires Commerciaux et sous-traitance

Les procédures d’évaluation et de sélection des Partenaires Commerciaux incluent une évaluation des pratiques commerciales et valeurs sociales du Partenaire Commercial, y compris les examens suivants :

• Examen des activités du Partenaire Commercial – Produits et services les mieux adaptés pour répondre à nos besoins.

• Examen commercial – Valeur optimale par rapport aux dépenses.

• Examen de sécurité – Examen de l’architecture de sécurité.

• Examen juridique – Examen des conditions générales.

• Examen financier – Examen de la valeur économique et du financement.

Le cas échéant, Samsara peut inviter les Partenaires Commerciaux à participer à un processus d’appel d’offres. Samsara attend de ses Partenaires Commerciaux qu’ils acceptent la documentation contractuelle standard de Samsara, mais peut décider, à sa seule discrétion, d’adopter les accords spécifiques des Partenaires Commerciaux, en intégralité ou en partie.

Si, en vertu de votre contrat avec Samsara, vous êtes autorisé à déléguer des tâches à des sous-traitants, vous êtes tenu (et pouvez être obligé par voie législative ou contractuelle) d’effectuer des niveaux similaires de vérification préalable à leur égard, et de répercuter l’ensemble des obligations légales et contractuelles appropriées (y compris les dispositions particulières qui pourraient être requises lors de la prestation de services au gouvernement, et notamment le respect de l’article 889 du National Defense Authorization Act de 2019). Il vous incombe ensuite de contrôler et faire appliquer la conformité de vos sous-traitants aux obligations que vous transmettez.  Formation et Mise en œuvre

Nos Partenaires Commerciaux doivent répondre aux problématiques susmentionnées grâce à des programmes qui vont bien plus loin que de simples mots couchés sur du papier. Ils doivent mettre en œuvre des programmes qui forment effectivement leurs salariés aux exigences applicables dans ce domaine et doivent faire respecter leurs procédures et politiques grâce à une véritable surveillance.

Absence de création de droits pour des tiers

Le présent Code ne crée pas de nouveaux droits ou des droits supplémentaires pour des tiers (ou leurs ayants droit), y compris les employés des Partenaires Commerciaux. Le présent Code complète, sans toutefois remplacer, les droits et obligations établis en vertu du contrat conclu entre Samsara et le Partenaire Commercial. 

Questions et signalement

Si vous avez des questions concernant le présent Code, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse bpcodeofconduct@samsara.com. Si vous pensez que le présent Code, ou son esprit, a été enfreint par un Partenaire Commercial, vous pouvez soumettre un rapport de manière anonyme à Samsara via notre hotline de lanceurs d'alerte.