Code de conduite des partenaires commerciaux de Samsara

Introduction

Samsara s'engage à agir conformément à notre mission et à nos principes culturels. Nous croyons qu’agir selon les normes éthiques les plus élevées n’est pas seulement la bonne chose à faire – cela nous aide à atteindre le succès à long terme. Samsara accorde une grande importance à ses relations avec ses partenaires commerciaux, ses fournisseurs et ses vendeurs, et en tant que fournisseur de services Samsara de confiance, vous jouez un rôle clé en nous permettant de respecter nos engagements envers nos clients, nos employés et nos communautés. 

Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils manifestent un engagement similaire envers ces normes éthiques les plus élevées. Le présent Code de conduite des partenaires commerciaux (ci-après « Code ») énonce les exigences de Samsara selon lesquelles nos partenaires commerciaux, fournisseurs, consultants et prestataires de services, ainsi que leurs filiales, sociétés affiliées, sous-traitants et fournisseurs de niveau inférieur (ci-après « Partenaires commerciaux ») doivent (i) encourager et faciliter la mission de Samsara visant à accroître la sécurité, l'efficacité et la durabilité des opérations qui alimentent notre économie et (ii) s'aligner sur les valeurs culturelles de Samsara, à savoir l'impact sur le client, la victoire en équipe, l'amélioration continue et la construction à long terme.

Samsara peut demander, et les partenaires commerciaux doivent fournir rapidement à Samsara une auto-évaluation de leur conformité à ce Code. La conformité des partenaires commerciaux à ce Code peut être soumise à un audit par Samsara, et Samsara peut décider de prendre des mesures appropriées lorsque les partenaires commerciaux ne respectent plus la lettre et/ou l'esprit de ce Code. Si une situation se présente au cours de notre relation commerciale qui pourrait affecter votre capacité à nous fournir un service conforme à nos valeurs culturelles ou à ce Code, veuillez contacter bpcodeofconduct@samsara.com. Le non-respect des principes et des normes énoncés dans le présent Code peut amener Samsara à mettre fin à votre relation ou à votre accord avec nous.

Engagement envers l'éthique et la conformité

Samsara opère dans le strict respect des lois, règles et réglementations applicables - quel que soit le type de service que nous fournissons ou l'endroit où il est fourni. Pour aider à assurer la conformité, nous maintenons un programme solide d'éthique et de conformité, dont la pierre angulaire est notre Code de conduite interne. Comme condition d'emploi, tous les employés doivent certifier qu'ils respectent notre code de conduite interne, ainsi que d'autres politiques de l'entreprise. 

Le présent code doit être lu conjointement avec les lois applicables et les accords contractuels pertinents. Les partenaires commerciaux doivent se conformer à toutes les lois, réglementations et normes industrielles applicables là où chacun d'entre eux est situé et exerce ses activités. De plus, les partenaires commerciaux doivent se conformer aux Conventions des Nations Unies applicables et ont le devoir de protéger et de sauvegarder les informations confidentielles et les données personnelles, et de prendre des précautions avant de les partager avec quiconque. Tous les partenaires commerciaux doivent respecter tous les droits de propriété intellectuelle de Samsara et des tiers. 

Si la conformité d'une disposition de ce Code devait entraîner une violation légale ou réglementaire, les partenaires commerciaux doivent se conformer à la loi ou à la réglementation applicable. En cas de conflit entre le Code et un accord de partenariat commercial, l'accord de partenariat commercial prévaut.

Lois et éthique

Chez Samsara, nous nous engageons à respecter les normes les plus élevées en matière d'éthique, de conformité, d'honnêteté et d'intégrité, et nous recherchons des relations commerciales basées sur la confiance, la transparence et la responsabilité mutuelle. Les partenaires commerciaux doivent avoir un programme de gouvernance d'entreprise adéquat qui assure qu'ils respectent les mêmes valeurs dans leurs opérations commerciales, y compris par :

• Cadeaux et intégrité des affaires - Cela inclut le respect de la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (US Foreign Corrupt Practices Act), la loi britannique sur la lutte contre la corruption (UK Anti-Bribery Act) et d'autres lois anti-corruption, éviter les conflits d'intérêts (perçus), permettre des pratiques de tenue de registres et de divulgation précises et complètes, concurrencer équitablement et éthiquement avec les activités de Samsara, protéger la réputation de Samsara ou les biens qui leur sont confiés. Les partenaires commerciaux doivent avoir des politiques relatives aux affaires avec Samsara qui interdisent l’offre et l’acceptation de cadeaux (par ex. de l'argent ou des équivalents en espèces, y compris des divertissements, des cartes-cadeaux, des remises sur des produits et des activités non commerciales) et qui comprennent un processus pour enquêter et signaler toute violation de ces politiques.

• Protection de la propriété intellectuelle - Les partenaires commerciaux doivent respecter les droits de propriété intellectuelle et protéger les informations des clients. Ils doivent gérer la technologie et le savoir-faire de manière à protéger ces droits.

• Protection des lanceurs d'alerte et plaintes anonymes - Les partenaires commerciaux doivent s'assurer que les travailleurs disposent d'un mécanisme efficace pour signaler leurs griefs et qui facilite une communication ouverte entre la direction et les travailleurs. Les partenaires commerciaux doivent également prévenir et traiter toute mesure de rétorsion à l'encontre des employés qui soulèvent ou signalent des préoccupations de bonne foi et mettre en œuvre des mécanismes pour enquêter rapidement et de manière approfondie, conformément à la législation applicable, sur de telles plaintes.

• Responsabilité de la chaîne d'approvisionnement - Les partenaires commerciaux doivent collaborer avec leurs propres partenaires commerciaux pour promouvoir une conduite des affaires conforme à ce Code et obliger leurs sous-traitants et agents à respecter les normes et pratiques couvertes par ce Code. 

• Délit d'initié - En tant que partenaire commercial,vous pouvez vous voir confier des informations qui n'ont pas encore été divulguées au public (ou qui pourraient ne jamais l'être). Ces informations pourraient avoir une incidence sur notre évaluation, ou sur le cours des actions et/ou l'évaluation d'autres entreprises. Nos normes éthiques (et la loi) vous interdisent strictement d'agir sur la base de telles informations. Cela s'applique non seulement à vous et à vos employés directement, mais aussi à votre famille, vos amis ou d'autres personnes qui pourraient être en mesure de prendre des décisions d'investissement sur la base de ces informations. Si vous avez accès à de telles informations, vous êtes tenu de les garder confidentielles et de les traiter avec le plus grand soin et la plus grande discrétion. 

• Conformité aux lois sur les infractions pénales des entreprises - Il s'agit notamment de se conformer à la loi britannique sur les finances criminelles (UK Criminal Finances Act) et à d'autres lois sur l'évasion fiscale, et de veiller à ce que vos propres employés, agents et partenaires commerciaux se conforment à ces lois.

Entités gouvernementales d'État, locales et éducatives (SLED) 

Les entités gouvernementales confient à Samsara la protection de leurs informations vitales. Bien que nous agissions avec le plus haut degré d'intégrité envers tous nos clients, le service au gouvernement s'accompagne souvent d'obligations supplémentaires qui, en tant que partenaire commercial de confiance, peuvent vous être transmises. Lorsque vous fournissez des services au nom de Samsara aux autorités fédérales, étatiques ou locales, vous pouvez être soumis à des exigences spécifiques en matière de salaires, d'horaires, de conditions de travail, de prix, de dons, de lobbying, de conflits d'intérêts ou de traitement approprié des informations. Il peut également exister des exigences opérationnelles uniques ou des restrictions concernant les personnes qualifiées (ou autorisées) à fournir des services. Il est de votre responsabilité de comprendre et de respecter les engagements de conformité liés à la prestation de services au gouvernement, qu'ils s'appliquent à vous directement en vertu de la loi ou par le biais de votre contrat avec Samsara. 

Vie privée, confidentialité et protection des données

Samsara respecte les normes les plus strictes en matière de sécurité et de confidentialité des données et investit continuellement dans son infrastructure et ses processus afin de fournir à ses clients les solutions les plus sûres du secteur, comme le précise notre page Engagement envers la confidentialité et la confiance. Nous nous engageons à être transparents quant à nos pratiques en matière de sécurité et de confidentialité. Le programme de sécurité de classe mondiale de Samsara est axé sur le concept de défense en profondeur : sécuriser notre entreprise et les données de nos clients à plusieurs niveaux. 

Lorsque vous traitez des informations en notre nom (qu'il s'agisse de celles de nos employés ou de nos clients) nous exigeons que vous les gardiez confidentielles, que vous ne les utilisiez qu'à des fins autorisées et que vous appliquiez les niveaux les plus élevés de protection des données. 

Dans le cadre de cet engagement, il peut vous être demandé de maintenir et de démontrer l'efficacité des contrôles physiques, techniques et administratifs sur la confidentialité et la sécurité des données que vous traitez. En fonction des services que vous fournissez et des informations que vous traitez en notre nom, il se peut que vous soyez également tenu de mettre en place des mesures de protection supplémentaires appropriées. 

Main-d'œuvre, emploi et droits de l'homme

Samsara s'engage à protéger les droits du travail, de l'emploi et les droits de l'homme, comme le précise notamment sa Déclaration sur l'esclavage moderne. Samsara respecte les normes énoncées dans les conventions de l'Organisation internationale du travail (OIT) et dans la Déclaration universelle des droits de l'homme des Nations unies (DUDH), et attend de ses partenaires commerciaux qu'ils agissent en conformité avec celles-ci. 

Les partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Absence de discrimination, de harcèlement et/ou d'abus - tant au sein de leur propre entreprise que lorsqu'ils interagissent avec des parties extérieures, telles que les employés de Samsara. Samsara promeut et attend de ses partenaires commerciaux qu'ils promeuvent l'égalité des chances en matière d'emploi pour toutes les personnes, sans discrimination, harcèlement, abus, châtiment corporel ou traitement inhumain, en stricte conformité avec les lois et règlements applicables.

• Liberté de choisir son emploi - Samsara attend de ses partenaires commerciaux qu'ils agissent conformément à toutes les réglementations applicables en matière d'esclavage moderne. Samsara ne tolère pas le travail involontaire ou forcé, ni la traite des êtres humains.

• Absence de travail des mineurs, protection des jeunes travailleurs et des étudiants - Samsara ne tolère pas le travail des enfants. Les partenaires commerciaux sont tenus d'engager des travailleurs ayant l'âge minimum requis pour travailler dans le pays où le travail est effectué. 

• Conformité avec les lois sur les salaires et les heures de travail - Samsara exige de tous ses partenaires commerciaux qu'ils versent un salaire décent à leurs travailleurs, leur permettant de bénéficier de conditions de vie acceptables. Les travailleurs ne doivent pas être obligés de travailler plus que le nombre d'heures maximum autorisé par les lois et réglementations locales. Toute heure supplémentaire doit avoir lieu avec le consentement préalable de l'individu et doit être rémunérée de manière appropriée, conformément à la législation locale.

• Liberté d'association et négociation collective - Les partenaires commerciaux doivent permettre librement aux travailleurs d'exercer leurs droits légaux de s'associer avec d'autres, de former et de rejoindre (ou de s'abstenir de rejoindre) des associations de leur choix, et de négocier collectivement, sans ingérence, discrimination, représailles ou harcèlement. Les travailleurs ne doivent pas être pénalisés ni soumis à du harcèlement ou à de l'intimidation pour l'exercice non violent de leur droit de former, rejoindre ou s'abstenir de rejoindre de telles associations légales.

• Traitement des individus avec respect et dignité - Cela inclut de se tenir aux côtés de Samsara pour donner la priorité à la sécurité, au bien-être et à la dignité de tous les individus, dont les talents et le travail acharné aident Samsara à fournir des produits et services de premier ordre.

Samsara ne soutiendra ni ne fera sciemment affaire avec aucun partenaire commercial impliqué dans des activités allant à l'encontre de la lettre et/ou de l'esprit des principes énumérés ci-dessus. Des procédures appropriées doivent être mises en place au sein de l'entreprise du partenaire commercial et appliquées pour traiter toute violation des principes et normes susmentionnés.

Diversité et inclusion 

Samsara s'engage à créer un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif, et vous trouverez plus d'informations sur la manière dont nous prévoyons de le faire sur notre page consacrée à la diversité. Les partenaires commerciaux doivent s'aligner sur cet engagement.

Samsara attend également de ses partenaires commerciaux qu'ils ne pratiquent aucune discrimination dans la sélection, l'embauche ou les pratiques d'emploi, notamment en fonction de la race, de la couleur, de l'âge, du sexe, du genre, de l'identité de genre, de l'expression de genre, de l'orientation sexuelle, de l'état civil, de l'ethnicité, de l'origine nationale, de la caste, du handicap, des informations génétiques, de l'état de santé, de la grossesse, de la religion, de l'affiliation politique, de l'appartenance syndicale, du statut de vétéran ou de l'apparence physique. En outre, Samsara attend de ses partenaires commerciaux qu'ils démontrent un engagement à identifier, mesurer et améliorer une culture de diversité, d'égalité et d'inclusion dans tous les aspects de la gestion du lieu de travail.

Santé et sécurité

L'un des principes fondamentaux de Samsara est d'augmenter la sécurité des opérations qui soutiennent notre économie. Les partenaires commerciaux doivent agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Conformité et gestion de la santé et de la sécurité au travail - Tous les partenaires commerciaux doivent fournir et maintenir un environnement de travail sûr et intégrer des politiques fiables en matière de santé et de sécurité dans la conduite de leurs activités. Leurs locaux et installations doivent être conformes aux exigences légales et réglementaires pertinentes, ce qui inclut l'obtention de tous les permis, approbations, autorisations et certifications nécessaires. 

• Réactivité en cas d'urgence - Les partenaires commerciaux doivent s'assurer que leurs bureaux et installations disposent d'un plan d'intervention d'urgence approprié. 

• Gestion des incidents - Les partenaires commerciaux doivent avoir un système permettant aux travailleurs de signaler les incidents de santé et de sécurité et les quasi-accidents, ainsi qu'un système pour enquêter, suivre et gérer ces rapports. Les partenaires commerciaux doivent mettre en œuvre des plans d'action correctifs pour réduire les risques, fournir les traitements médicaux nécessaires et faciliter le retour au travail des employés.

Environnement

L'une des valeurs fondamentales de Samsara est de construire pour le long terme, et la durabilité en est un élément essentiel. Comme l'explique plus en détail notre page consacrée à la durabilité, Samsara s'engage à fabriquer des produits de premier ordre pour aider ses clients à réduire leur empreinte écologique, et poursuit le même objectif pour ses propres pratiques commerciales. Les partenaires commerciaux doivent mettre en œuvre des normes appropriées pour protéger l'environnement et agir conformément aux principes directeurs suivants :

• Conformité aux normes, réglementations et lois environnementales applicables - Les partenaires commerciaux doivent connaître et respecter les lois applicables à leurs activités tout au long du cycle d'approvisionnement et de production : approvisionnement en matériaux – fabrication – logistique – élimination. Cela inclut l’obtention de tous les permis nécessaires et le respect de toutes les exigences en matière de déclaration.

• Atténuation et gestion des déchets - Les partenaires commerciaux sont tenus de gérer les déchets de manière responsable et de maintenir des processus distincts de gestion des déchets dangereux et non dangereux.

• Ressources efficaces - Les partenaires commerciaux doivent prendre des mesures pour comprendre leurs risques climatiques, minimiser leur impact environnemental et mettre en œuvre des politiques pour réduire les émissions de gaz à effet de serre. Les partenaires commerciaux doivent également mettre en œuvre des processus pour réduire, réutiliser et recycler activement les matériaux tout au long de leurs cycles de production et de service.

• Approvisionnement responsable en matériaux - Les partenaires commerciaux doivent maintenir des politiques raisonnables garantissant que les matériaux utilisés pour contribuer à la fabrication des produits Samsara ne profitent pas directement ou indirectement à des groupes armés ou à d’autres activités illégales et/ou préjudiciables. Cela inclut la conformité au règlement de l'UE sur les minerais de conflit et à l'article 1502 de la loi Dodd-Frank, telle qu'elle a été modifiée.

Sélection des partenaires commerciaux et de la sous-traitance

Les procédures d'évaluation et de sélection des partenaires commerciaux comprennent une évaluation des pratiques commerciales et des valeurs d'entreprise du partenaire commercial, y compris les examens suivants :

• Examen des partenaires commerciaux – Pour déterminer les produits et les services les mieux adaptés à nos besoins.

• Examen commercial - Pour déterminer le meilleur rapport qualité/prix

• Examen de sécurité – Pour examiner l'architecture de sécurité.

• Examen juridique – Pour examiner les conditions générales.

• Examen financier – Pour examiner la valeur économique et du financement.

Le cas échéant, Samsara peut inviter les partenaires commerciaux à participer à un processus d'appel d'offres compétitif. Samsara attend de ses partenaires commerciaux qu'ils acceptent la documentation contractuelle standard de Samsara, mais peut, à sa seule discrétion, choisir d'adopter une partie ou la totalité des accords spécifiques des partenaires commerciaux.

Si, conformément à votre contrat avec Samsara, vous êtes autorisé à déléguer des tâches à des sous-traitants, vous êtes censé (et pouvez être tenu par la loi ou le contrat) d'effectuer des niveaux similaires de diligence raisonnable à leur égard, et de transmettre toutes les obligations légales et contractuelles appropriées (y compris les dispositions spéciales qui peuvent être requises lors de la fourniture de services à des entrepreneurs gouvernementaux, telles que la conformité avec la section 889 de la National Defense Authorization Act de 2019). Vous êtes alors responsable de surveiller et d'appliquer la conformité de vos sous-traitants aux obligations que vous leur transmettez. 

Formation et mise en œuvre

Nos partenaires commerciaux doivent aborder les domaines ci-dessus par le biais de programmes qui dépassent les simples mots sur une page. Ils doivent avoir des programmes qui forment efficacement leurs employés aux exigences pertinentes et doivent faire respecter leurs politiques et procédures par le biais d'une supervision significative.

Aucune création de droits pour des tiers

Ce Code ne crée pas de nouveaux droits ou droits supplémentaires pour les tiers (ou leurs bénéficiaires), y compris les employés des partenaires commerciaux. Le présent Code complète, mais ne remplace pas, les droits et obligations établis par contrat entre Samsara et le partenaire commercial. 

Questions et signalement

Si vous avez des questions concernant ce Code, veuillez contacter bpcodeofconduct@samsara.com. Si vous pensez que ce Code, ou l'esprit de celui-ci, a été enfreint par un partenaire commercial, vous pouvez soumettre un rapport anonyme à Samsara via notre service d'assistance pour lanceurs d'alerte.