Pour améliorer leurs performances terrain, les organisations ayant à gérer des flottes disposent d’un certain nombre de technologies telles que la télématique ou les caméras embarquées. Au-delà de la collecte de données opérationnelles, celles-ci fournissent également des informations essentielles tant en matière de géolocalisation que sur le comportement de conduite – utilisation d’un téléphone au volant, etc. – ce qui peut être vécu comme anxiogène et intrusif.  Comme l’atteste notre récente étude « The 2023 State of Privacy in Physical Operations », dans certains cas, deux tiers des utilisateurs pensent encore à tort que les informations collectées par les dashcams installées à bord et orientées vers le conducteur seront, d’une manière ou d’une autre, utilisées à mauvais escient.

Notre étude explore également les défis que les responsables opérationnels doivent résoudre pour gagner la confiance de leurs collaborateurs. Les résultats de celle-ci montrent clairement que la grande majorité des cadres gérant des opérations physiques considèrent la protection de la vie privée comme une priorité absolue et comme devrait aussi le considérer chacun de leurs partenaires commerciaux.

Mais comment les organisations peuvent-elles s'assurer que la protection des informations sensibles est au cœur de leurs activités ? Chez Samsara, nous intégrons et assurons la protection de la vie privée dès la conception de nos solutions. Afin d'aider les dirigeants qui cherchent à transformer numériquement leur entreprise, nous avons rassemblé sept étapes clés à suivre pour créer une solide culture de la protection de la vie privée.

1. Dédier une personne ou une équipe pour porter ce projet.

De prime abord, il convient de s’assurer que l’ensemble des collaborateurs comprennent et surtout adhèrent à vos objectifs en matière de protection de la vie privée. Pour favoriser cet alignement, identifiez une ou plusieurs personnes clés jouissant d’une crédibilité et d’une confiance auprès de vos utilisateurs et qui mèneront, à l’image d’un ambassadeur, cette initiative tout en en faisant une valeur fondamentale de l’entreprise.

Pourquoi cette première démarche est-elle importante ? Parce que les effets positifs d’un “parrain” crédible et sympathique sur des changements organisationnels ne sont plus à démontrer. Le cabinet de conseil en gestion du changement Prosci a constaté que ce « parrainage actif et visible » est le premier facteur de réussite des initiatives de changement. Avec un tel soutien, vos initiatives en matière de protection de la vie privée ont beaucoup plus de chances de réussir.

2. Favoriser un climat de confiance grâce à une communication ouverte et informer régulièrement sur le déroulement des actions mises en œuvre.

Dans notre étude, 96 % des répondants ont indiqué qu'une communication ouverte avec les employés permet de réduire les craintes en matière de protection de la vie privée, et pour près de la moitié (49 %), cela peut même atténuer considérablement ces inquiétudes quant à la manière dont sont collectées et utilisées leurs données personnelles.

Ces résultats montrent clairement qu'il est essentiel, pour créer une base de confiance, de communiquer ouvertement sur les initiatives en matière de protection de la vie privée. Envisagez aussi d’informer régulièrement les collaborateurs quant au bon déroulement du protocole de protection de la vie privée mis en place, tout en leur donnant la possibilité de questionner, à tout moment, l’équipe chargée du projet.

3. Impliquer les employés et les représentants du personnel dans le choix de vos fournisseurs technologiques.

Dans le cadre de votre politique de transparence et de protection de la vie privée, envisagez d'impliquer les employés dans le processus de sélection de vos fournisseurs technologiques. Avec l’appui des représentants du personnel, sondez vos conducteurs pour comprendre ce qu'ils attendent des nouvelles technologies, ainsi que leurs éventuelles inquiétudes.

C’est aussi ce que recommande John Hamill, agent commercial à l'International Brotherhood of Teamsters et expert en matière d'adhésion des conducteurs à des technologies telles que les caméras de tableau de bord. Pour recueillir efficacement l'avis des conducteurs, il propose notamment d'envoyer un questionnaire initial à réponses libres et générales. "Cela vous donnera une idée générale du sentiment. Vous pourriez être surpris de ce que les réponses révèlent sur leurs préoccupations ou expériences spécifiques", explique-t-il.  M. Hamill recommande également de s'adresser d'abord aux représentants du personnel. "Mon principal conseil aux entreprises dont les chauffeurs sont syndiqués est le suivant : avant de vous adresser à vos chauffeurs, obtenez d'abord l'adhésion du syndicat. Ne pas s'adresser d'abord au syndicat peut entraîner de nombreux problèmes en aval. Si, par exemple, le syndicat entend parler d'un problème en premier, il peut vouloir mettre un terme à l'initiative. Cela peut créer un précédent difficile à surmonter.”

4. Sélectionner des fournisseurs pour lesquels la protection de la vie privée est une valeur fondamentale.

La protection de la vie privée est un facteur clé dans l'adoption des technologies embarquées et des projets d'intelligence artificielle. Dans notre rapport, 80% des répondants, soit une majorité écrasante, déclarent d’ailleurs qu’il est très, voire extrêmement, très important que les fournisseurs de technologies de leur entreprise adoptent une position responsable et garantissent la protection des données sensibles et personnelles des utilisateurs . 

Chez Samsara, nous nous engageons à protéger la vie privée de nos clients et leurs utilisateurs avec des principes directeurs clairs:

• Nous pensons nos innovations et l'utilisation des données de manière responsable. Celles-ci sont utilisées uniquement pour fournir des services, améliorer les produits et offrir une meilleure expérience globale à nos clients.

• Nos clients sont propriétaires de leurs données et ce sont eux qui contrôlent la manière dont nous les collectons et les traitons. Pour cela, nos solutions incluent des fonctionnalités de contrôles personnalisables donnant le choix à nos clients quant à la meilleure façon d’atteindre leurs objectifs en matière de confidentialité.

• Nous nous engageons à être entièrement transparents et à une communication totale sur la façon dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données.

• La protection de la vie privée et la sécurité vont de pair. De par notre engagement en faveur de la protection de la vie privée exige, nous respectons les normes les plus strictes en matière de sécurité des données.  Pour cela, nous investissons continuellement dans notre infrastructure et nos processus afin de fournir à nos clients les solutions les plus sécurisées possibles. 

• Nos protections juridiques sont robustes et conformes aux réglementations en vigueur telles que le RGPD (Règlement Général de Protection des Données) en Europe et le CPRA (California Privacy Rights Act) aux Etats-Unis afin d’aider à soutenir les mesures de confidentialité et de sécurité qui protègent les données de votre organisation. Nous mettrons toujours tout en œuvre pour protéger la vie privée de nos utilisateurs et sommes convaincus que cette volonté est la meilleure approche à avoir.

• Nous nous engageons à innover de manière responsable : chaque produit Samsara est développé en tenant compte de la protection et de la sécurité de la vie privée. Pour cela, nous intégrons à nos produits des mesures de protection de la vie privée et des fonctions personnalisables.

5. Élaborer des politiques claires en matière de technologie et de protection de la vie privée

Presque toutes les personnes interrogées dans le cadre de notre enquête (99 %) ont déclaré que des politiques claires - et une communication de la part de la direction - sur la manière dont les images et vidéos prises par les caméras embarquées seront utilisées permettraient d'apaiser les inquiétudes en matière de protection de la vie privée.

Une première étape décisive consiste à rédiger des politiques régissant l'utilisation de ces technologies. Veillez à les communiquer aux employés sous différentes formes : manuels d'emploi, affiches dans les salles de pause, mailing, réunions d'entreprise, etc. 

Il est ensuite essentiel de faire adhérer vos équipes à ces politiques. Pour créer cette confiance, les cadres dirigeants doivent montrer l’exemple et eux aussi respecter à la lettre les politiques et les procédures mises en œuvre.

6. Créer des contenus pédagogiques pour informer les employés sur la politique de confidentialité des données et sur les outils technologiques sur lesquels ils vont travailler.

Lorsque les employés comprennent le fonctionnement d'une technologie, ils sont plus susceptibles d’y adhérer et de l'utiliser. Dans notre étude, 98 % des répondants ont déclaré qu'un contenu pédagogique sur la manière dont les données sont saisies et téléchargées contribuerait à apaiser les inquiétudes des collaborateurs sur la protection de leur vie privée.

La création de ces contenus, tels que des vidéos de démonstration et de formation ou tous autres supports, peut prendre du temps, mais en vaut la peine. « Lorsque nous avons installé des caméras embarquées dans les véhicules, nous avons fait un gros travail d'information pour dissiper les craintes. Lorsque nos employés ont vu que l’objectif de cette technologie visait à disculper la responsabilité des conducteurs en cas d’incidents, ils ont très vite été convaincus », explique Jonathan Vinson, vice-président chargé de la transformation chez Maxim Crane Works, une grande entreprise de location de grues et fournisseur de solutions de levage cliente de Samsara.

7. Présenter les bénéfices de ces nouvelles technologies.

Dans le cadre de communications régulières sur la protection de la vie privée, envisagez de mettre en avant des exemples de bénéfices des technologies basées sur l'intelligence artificielle et des caméras embarquées. Il peut s'agir de séquences disculpant les conducteurs en cas d’incident ou encore d’exemples sur la façon dont l’appui de l’intelligence artificielle peut améliorer la rapidité d’exécution de tâches de travail, etc. 

C’est ainsi qu’a procédé notre client Foundation Building Materials (FBM), un important distributeur de matériaux de construction. L’entreprise a montré à ses conducteurs comment le déploiement de caméras pouvait contribuer à décharger leur responsabilité lors d’accidents ou accrochages . "Les chauffeurs ont adhéré au projet lorsqu'ils ont compris que les caméras seraient bénéfiques pour eux", explique Tom Fischbeck, vice-président régional de la région Pacifique Sud chez FBM. "Les images des caméras installées sur les tableaux de bord et les données de localisation nous ont apporté la preuve concrète qu'ils n'étaient pas en faute et que, parfois, 'ils ne se trouvaient même pas dans la zone où un incident avait été signalé.”