Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de flotte

Comment un logiciel de gestion de flotte peut-il vous aider ?

Un système complet de gestion de flotte peut vous donner une vue plus complète des performances de votre flotte.

Avec une solution logicielle de gestion de flotte, les gestionnaires de flotte peuvent localiser rapidement leurs véhicules, surveiller les conditions de circulation, réduire les coûts de carburant en surveillant les temps au ralenti et aider à prévenir les accidents et à améliorer les performances des conducteurs pour économiser des milliers de dollars sur l'ensemble de leur flotte.

Un système complet de gestion de flotte vous permet d'explorer vos données, en fournissant des informations exploitables pour vous aider à économiser du temps et de l'argent.

Une bonne solution de gestion de flotte présentera les données de manière claire et intuitive, vous aidant à identifier les tendances qui auraient pu être difficiles à voir auparavant pour vous. Vous pouvez ensuite filtrer ces données pour repérer les inefficacités de carburant, identifier les lacunes de votre programme de sécurité ou trouver de nouvelles façons d’améliorer la satisfaction des clients.

Par exemple, en utilisant le système de gestion de flotte de Samsara pour surveiller le temps au ralenti et la consommation de carburant, Drew Newstrom, le spécialiste de l'automobile et de l'équipement de la Ville de Fort Lauderdale, a pu réduire la consommation de carburant de sa flotte de 5 %, soit environ 70 500 dollars d'économies sur une période de six mois.

Quelles fonctionnalités votre logiciel de gestion de flotte doit-il inclure ?

Un système de gestion de flotte complet, intuitif et facile à utiliser peut s’avérer précieux pour les flottes de toutes tailles. Lors du choix d'un logiciel de gestion de flotte, il est important de s'assurer qu'il possède les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Lorsque vous envisagez vos options, soyez attentifs aux éléments suivants :

1. Suivi GPS

Si vous êtes un gestionnaire de flotte et que vous essayez de suivre votre flotte et de planifier les itinéraires de vos véhicules, il est important de vous assurer que votre logiciel de gestion de flotte inclut le suivi GPS.

Les traceurs qui utilisent le Système de positionnement mondial (GPS) sont des dispositifs qui vous aident à suivre la position des véhicules et affichent cette position sur une carte, tout comme Google Maps est capable de trouver et de vous indiquer votre position lorsque vous l'ouvrez sur votre téléphone. En tant que gestionnaire de flotte, vous pouvez utiliser le suivi GPS pour localiser rapidement vos véhicules, déterminer quel conducteur pourrait être le plus proche d'une mission ou même aider vos conducteurs à éviter la circulation et les accidents.

Mais alors que la plupart des traceurs GPS n'offrent qu'un fil d'Ariane (la position du véhicule n'étant mise à jour que toutes les cinq à 10 minutes), Samsara inclut une visibilité en direct à la seconde près de la position du véhicule. Certains logiciels de gestion de flotte vous permettront même de définir des zones prédéfinies, ou barrières géographiques, et de fournir des alertes en temps réel au cas où un véhicule entrerait ou sortirait de l'une de ces zones.

Pour Jerold Bean, vice-président des événements et des réunions chez Windy City Limousine & Bus, le suivi des véhicules sans GPS en temps réel était un problème important. L'équipe a constaté qu'ils devaient fréquemment appeler leurs conducteurs pour obtenir des informations de localisation précises.

Après avoir basculé l'ensemble de sa flotte vers la solution de gestion de flotte de Samsara, Windy City dispose désormais d'une visibilité en temps réel sur la position de ses véhicules, ce qui lui permet de fournir rapidement à ses clients les heures d'arrivée exactes ou de les informer de tout retard potentiel.

Conseil de pro : Demandez à votre fournisseur de logiciel de gestion de flotte à quelle fréquence ses traceurs GPS se mettent à jour avec la position de votre véhicule et s'il offre un suivi de la position du véhicule en temps réel.

2. Conformité des heures de service

Il existe un certain nombre de réglementations vis-à-vis desquelles votre flotte doit rester à jour et une bonne solution logicielle de gestion de flotte peut vous aider à rester en conformité facilement.

L'une des plus importantes est la conformité des heures de service. Les réglementations sur les heures de service limitent le nombre d'heures continues pendant lesquelles les conducteurs peuvent être sur la route avant de prendre une pause obligatoire. Ces réglementations visent à aider à réduire les accidents causés par des conducteurs somnolents.

En tant que gestionnaire de flotte, vous devez être en mesure de tenir des registres précis et à jour de tous les temps de conduite de vos conducteurs si vous voulez éviter de lourdes amendes ou, dans certains cas, la perte de votre permis d'exploitation.

Conseil de pro : Assurez-vous de demander à tout fournisseur comment il peut vous aider à rester conforme aux réglementations sur les heures de service.

Par exemple, le DCE enregistré auprès de la FMCSA de Samsara se branche directement sur le port de diagnostic embarqué (OBD) de votre véhicule et utilise un point d'accès WiFi intégré pour transmettre des données en temps réel sur vos véhicules, y compris la durée de fonctionnement du moteur, sa vitesse de déplacement et d'autres informations de diagnostic.

Les conducteurs peuvent utiliser l'application conducteur de Samsara (disponible pour Android et iOS) pour enregistrer leurs heures de service, accéder aux enregistrements du statut de service et remplir les rapports électroniques d'inspection du véhicule par le conducteur (DVIR) en un seul endroit.

Ensemble, ces deux sources d'informations constituent une solution complète de conformité des heures de service, sans que vous ayez à acheter des dispositifs de consignation des heures de service propriétaires.

3. Performances des itinéraires

En tant que gestionnaire de flotte cherchant à réduire les coûts, l'un des moyens les plus simples d'y parvenir est d'utiliser un logiciel de suivi de flotte pour déterminer les itinéraires les plus efficaces que chaque conducteur devrait emprunter.

L'utilisation d'une solution logicielle pour analyser les performances de vos itinéraires passés peut vous aider à planifier les itinéraires les plus économes en carburant et en temps pour les livraisons futures et à mieux prévoir les heures de départ et d'arrivée.

Conseil de pro : Recherchez des solutions de gestion de flotte qui comprennent vos besoins et privilégient la simplification de votre travail. Par exemple, vous pouvez utiliser la solution de gestion de flotte de Samsara pour visualiser les performances des itinéraires en temps réel. Vous pouvez voir si un itinéraire se déroule comme prévu ou s'il s'arrête, ainsi que les heures d'arrivée estimées qui sont mises à jour en fonction des données de trafic et d'accidents en direct.

Une fois qu'un itinéraire est terminé, vous pouvez revenir en arrière et comparer votre itinéraire planifié par rapport à l'itinéraire réel que le conducteur a pris. Cette fonctionnalité vous permet de déterminer si vos conducteurs ont pu rester sur la bonne voie et effectuer des livraisons en temps opportun afin que vous puissiez ajuster les plans de vos futurs itinéraires en fonction de vos apprentissages.

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4. Maintenance et diagnostic

Combien d'argent votre entreprise perd-elle chaque fois qu'un véhicule est retiré de la circulation pour des réparations imprévues ?

Qu'ils soient dus à des accidents ou à l'usure normale due à l'utilisation quotidienne, les temps d'immobilisation des véhicules et la maintenance de la flotte sont quelques-unes des réalités inévitables auxquelles sont confrontés les gestionnaires de flotte. Mais en tant que gestionnaire de flotte, vous pouvez soit être préparé et anticiper les temps d'immobilisation, soit être pris au dépourvu.

Les temps d'immobilisation imprévus coûtent plus que le prix des pièces de rechange - non seulement vous perdez des heures ou des jours de travail, mais vous risquez également des clients mécontents, des marchandises abîmées (si vous transportez de la nourriture ou des boissons) et des conducteurs qui n’obtiendront pas leur paie.

Les meilleures solutions de gestion de flotte se connecteront directement au port OBD de votre véhicule, extrayant automatiquement les données du moteur telles que la consommation de carburant, la température du liquide de refroidissement, la tension de la batterie et l'état du véhicule. Avec Samsara, vous pouvez configurer le logiciel pour vous alerter lorsqu'il est temps de procéder à une opération demaintenance préventive en fonction du temps écoulé depuis le dernier contrôle de service ou du kilométrage, ou être simplement alerté en cas de problème.

Conseil de pro : Vous voulez que votre solution de gestion de flotte soit en mesure de surveiller l'état des véhicules et de prévoir les besoins de maintenance des véhicules et les coûts de maintenance à venir. Le boîtier télématique de Samsara se branche directement sur le port OBD de votre véhicule et son installation prend moins de 10 minutes. Samsara est capable d'extraire les codes de panne du moteur, ce qui donne aux responsables de la maintenance de la flotte des informations plus approfondies sur la santé de leur flotte pour les aider à réduire les temps d'immobilisation des véhicules.

5. Sécurité

En tant que gestionnaire de flotte ou propriétaire, assurer la sécurité de vos conducteurs sur la route peut être une priorité majeure. Parfois, les accidents peuvent sembler une partie inévitable de la gestion d'une flotte, mais l'utilisation d'un système de gestion de flotte peut vous aider à identifier et à prévenir un certain nombre des principales causes d'accidents sur la route, telles que les excès de vitesse ou une conduite agressive.

L’utilisation d'un logiciel de gestion de flotte et la mise en place d'un programme de sécurité des conducteurs peuvent non seulement aider vos conducteurs à améliorer la sécurité, mais aussi vous aider à réduire les coûts liés à l'usure des véhicules. Les caméras embarquées peuvent également être une source d'informations extrêmement précieuse pour les gestionnaires de flotte qui se concentrent sur l'amélioration de la sécurité de la flotte, en capturant des images de la route et en fournissant des preuves vidéo en cas d'accident.

Conseil de pro : Optez pour un système de gestion de flotte qui donne la priorité à la sécurité et comprend des caméras embarquées et d'autres fonctionnalités axées sur la sécurité qui peuvent contribuer à la sécurité de vos conducteurs sur la route.

Samsara propose aux gestionnaires de flotte le rapport de sécurité Samsara, qui compile les données sur les accidents et les événements brusques collectées par les caméras embarquées et le boîtier télématique de Samsara. Il utilise ensuite ces données pour attribuer à chaque conducteur un score de sécurité. Ces scores peuvent aider les gestionnaires de flotte à identifier facilement lesquels de leurs conducteurs pourraient bénéficier d'un coaching supplémentaire.

Les caméras embarquées double objectif de Samsara capturent une vidéo haute définition de la route ainsi qu'une vidéo du conducteur dans la cabine. Ils vont également au-delà des autres caméras embarquées en utilisant la technologie de l'IA pour identifier les comportements dangereux des conducteurs, par exemple lorsque les conducteurs sont distraits ou somnolents. Ils signalent également et téléchargent instantanément les événements de conduite brusques, tels que les accidents, les accélérations brusques ou les freinages brusques. Cela signifie que lorsque des incidents se produisent, les gestionnaires de flotte peuvent voir immédiatement ce qui s'est passé et peuvent utiliser les images pour coacher ou disculper des conducteurs innocents.

6. Consommation de carburant et marche au ralenti du véhicule

Sans surprise, le carburant est souvent l'une des dépenses les plus importantes pour une flotte.

Cela signifie qu'il est important d'opter pour un logiciel de gestion de flotte capable de vous aider à identifier les domaines où votre flotte peut être plus économe en carburant. Votre solution de gestion de flotte devrait également vous aider à suivre et à réduire le temps de marche au ralenti des véhicules. La marche au ralenti peut être incroyablement coûteuse pour les flottes, en termes de consommation de carburant plus élevée, de besoin accru de maintenance du véhicule et même d'impact environnemental des émissions inutiles émises par le véhicule.

Conseil de pro : Envisagez des solutions de gestion de flotte qui reconnaissent la valeur de la surveillance de la consommation de carburant et du temps de marche au ralenti. Par exemple, le rapport de consommation de carburant de Samsara vous montre non seulement la consommation de carburant de tous les véhicules de votre flotte, mais vous indique également le niveau de carburant actuel, le coût estimé et le temps au ralenti de chaque véhicule. Si vous souhaitez identifier lequel de vos conducteurs consomme le plus de carburant ou passe le plus de temps au ralenti, vous pouvez également trier les données par conducteur.

En analysant la consommation de carburant de votre flotte, vous pouvez aider vos conducteurs à réduire leur consommation de carburant en planifiant des itinéraires plus efficaces et en les guidant pour réduire les temps au ralenti.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de flotte

Avec une gamme de solutions de gestion de flotte sur le marché, il peut être difficile de choisir celle qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise.

Un bon logiciel de gestion de flotte doit non seulement vous offrir les fonctionnalités clés énumérées ci-dessus, mais il doit également être facile à utiliser, s'intégrer facilement à d'autres applications et systèmes et fournir régulièrement de nouvelles mises à jour et fonctionnalités. Regardons de plus près ce que cela signifie.

1. Facilité d'utilisation

Votre logiciel de gestion de flotte doit vous permettre d'augmenter l'efficacité opérationnelle de votre flotte et vous faire gagner du temps. Cela signifie que le logiciel de gestion de flotte que vous choisissez doit être facile à installer, intuitif et vous permettre d'accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin.

La solution de gestion de flotte de Samsara, par exemple, est centrée sur le boîtier télématique, qui a à peu près la taille d'un jeu de cartes, se branche directement sur le port OBD de votre véhicule et est conçu pour être installé en quelques minutes.

Les données collectées par le boîtier télématique sont ensuite présentées dans un tableau de bord facile à utiliser, à partir duquel les gestionnaires de flotte peuvent vérifier la position de leurs véhicules, informer les conducteurs de l'évolution des conditions de circulation et accéder aux rapports comme le rapport d’analyse des itinéraires pour analyser les performances de l'itinéraire.

2. Intégrations

Une solution de gestion de flotte qui vous permet d’intégrer plusieurs systèmes peut vous aider à vous assurer que vous ne manquez pas des informations importantes.

Samsara propose une API ouverte qui facilite l'intégration à des outils tiers pour le routage, la paie, la facturation, les logiciels RH, etc. Si vous utilisez déjà un logiciel de routage comme Transfinder, par exemple, vous pouvez facilement l'intégrer au logiciel de gestion de flotte Samsara. Samsara importera ensuite automatiquement vos itinéraires depuis Transfinder, vous permettant d'analyser les performances de vos itinéraires planifiés (à l'aide du rapport Itinéraires planifiés par rapport aux itinéraires réels), d'étudier les performances des conducteurs, etc.

Cela vous donne une vue consolidée de toutes les données pertinentes pour les opérations de votre flotte, permettant un plus grand niveau de visibilité et de contrôle avec une intervention manuelle minimale.

3. Interprétation des données

Bien que la mise en œuvre d'un système de gestion de flotte puisse vous donner accès à de nombreuses données utiles sur votre flotte, vous pourriez être submergé par un flot de données sans contexte. Il est impératif de trouver une solution de gestion de flotte qui peut vous aider à interpréter ces données et à les rendre exploitables.

Un certain nombre de fournisseurs de services télématiques capturent des informations sur l'état, la position et les besoins de maintenance des véhicules, mais Samsara présente les données via un tableau de bord intuitif et convivial. Le tableau de bord vous permet de visualiser et de trier vos données pour répondre à toutes vos questions sur votre flotte.

Vous pouvez utiliser le tableau de bord pour voir le nombre d'heures attribuées à chaque conducteur lors de la planification des missions, définir des alertes personnalisées pour vous avertir si un conducteur dépasse une limite de vitesse définie ou utiliser des balises pour filtrer facilement vos rapports. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de livraison à l'échelle nationale, vous pouvez catégoriser des véhicules ou des actifs spécifiques par ville (« Austin » ou « Denver ») ou région (« Nord-ouest » ou « Sud-est »). Ces catégories faciliteront ensuite le filtrage et la visualisation de vos données, vous permettant de suivre les actifs ou de comparer différents domaines.

Si la sécurité est votre priorité, Samsara propose également aux gestionnaires de flotte une messagerie de sécurité pour aider à rationaliser les flux de travail liés à la sécurité. C'est ici que vous pouvez trouver une liste de tous les incidents liés à la sécurité collectés par les caméras embarquées et le boîtier télématique de Samsara et visionner les images associées à chaque événement. Vous pouvez ensuite choisir d'ignorer l'événement ou de le marquer pour une action de suivi, telle que le coaching d'un conducteur affichant un comportement dangereux.

4. Application mobile conducteur

Vos conducteurs sont toujours en mouvement, mais ils sont toujours responsables de l'exécution des tâches clés avant, pendant et après leurs déplacements. Cela inclut la gestion de leurs heures de service et s'assurer qu'ils sont sur la bonne voie pour effectuer des livraisons en temps opportun.

Il peut être utile de rechercher une solution télématique qui offre une application mobile qui permet à vos conducteurs d'accéder aux informations dont ils ont besoin pendant qu'ils sont sur la route.

Supposons, par exemple, que vous venez de recevoir un nouveau travail urgent. En utilisant le tableau de bord Samsara, vous pouvez rapidement voir la position de tous vos véhicules et attribuer le travail au conducteur le plus proche.

Le conducteur est alors informé de la nouvelle tâche, ainsi que de toute mise à jour du trafic ou de l'itinéraire, via l’application conducteur de Samsara et peut planifier en conséquence. Les conducteurs peuvent également utiliser l'application conducteur pour créer des journaux de service, accéder aux enregistrements des heures de service et voir leurs scores de sécurité.

Le tableau de bord intuitif et la famille de produits intégrés de Samsara aident les gestionnaires de flotte à maintenir la conformité de leur flotte et leur offrent une plus grande visibilité sur leurs opérations quotidiennes.

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