Código de conducta de Socios Comerciales de Samsara

Introducción

Samsara se compromete a actuar de acuerdo con su misión y principios culturales. Creemos que actuar con los más altos estándares éticos no solo es lo correcto, sino que nos ayuda a alcanzar el éxito a largo plazo. Samsara valora enormemente las relaciones con sus socios comerciales, vendedores y proveedores, y como proveedor de servicios confiable de Samsara, usted juega un rol crucial para ayudarnos a cumplir con nuestros compromisos con nuestros clientes, empleados y comunidades. 

Esperamos que nuestros socios comerciales muestren un compromiso similar con los estándares éticos más altos. Este Código de Conducta para socios comerciales (en adelante, el “Código”) establece los requisitos de Samsara para que nuestros socios comerciales, proveedores, consultores y proveedores de servicios, así como sus filiales, afiliados, subcontratistas y proveedores de nivel superior (en adelante, los “socios comerciales”), (i) fomenten y faciliten la misión de Samsara de aumentar la seguridad, la eficiencia y la sostenibilidad de las operaciones que impulsan nuestra economía y, (ii) se alineen con los valores culturales de Samsara de impacto en el cliente, ganar como equipo, mejora continua y construcción a largo plazo.

Samsara puede solicitar, y los socios comerciales deberán proporcionar, sin demora a Samsara, una autoevaluación sobre su cumplimiento con este Código. El cumplimiento de este Código por parte de los socios comerciales puede ser auditado por Samsara, y Samsara puede decidir tomar medidas adecuadas cuando los socios comerciales ya no cumplan con la letra y/o el espíritu de este Código. Si surge una situación durante el curso de nuestra relación comercial que pueda afectar tu capacidad para proporcionarnos un servicio que sea coherente con nuestros valores culturales o este Código, por favor contacta a bpcodeofconduct@samsara.com. El incumplimiento de los principios y estándares establecidos en este Código puede ser motivo para que Samsara termine tu relación o acuerdo con nosotros.

Compromiso con la ética y el cumplimiento normativo

Samsara opera en estricto cumplimiento normativo de las leyes, normas y regulaciones aplicables, sin importar el tipo de servicio que proporcionemos o dónde se entregue. Para asegurar el cumplimiento normativo, mantenemos un sólido programa de ética y cumplimiento, cuya piedra angular es nuestro Código de Conducta interno. Como condición de empleo, todos los empleados deben certificar que cumplen con nuestro Código de Conducta interno, junto con otras políticas de la empresa. 

Este Código debe leerse junto con las leyes aplicables y los acuerdos contractuales pertinentes. Los socios comerciales deben cumplir con todas las leyes, regulaciones y estándares de la industria aplicables en el lugar donde cada Socio comercial se encuentra y realiza negocios. Además, los socios comerciales deben cumplir con las Convenciones de las Naciones Unidas aplicables y tienen el deber de proteger y salvaguardar la información confidencial y los datos personales y tomar precauciones antes de compartirlos con cualquier persona. Todos los socios comerciales deben respetar todos los derechos de propiedad intelectual de Samsara y de terceros. 

Si el cumplimiento normativo de alguna disposición de este Código resultara en una infracción legal o normativa, los socios comerciales deberán seguir la ley o norma correspondiente. Cuando el Código y un acuerdo de socio comercial entren en conflicto, prevalece el acuerdo de Socio Comercial.

Leyes y ética

En Samsara, nos comprometemos a mantener los más altos estándares de ética, cumplimiento normativo, honestidad e integridad, y buscamos relaciones comerciales basadas en la confianza, la transparencia y la responsabilidad mutua. Los socios comerciales deben tener un programa de gobierno corporativo adecuado que garantice que cumpláis con los mismos valores en vuestras operaciones comerciales, incluyendo:

• Regalos e integridad empresarial: esto incluye cumplir con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU., la Ley Antisoborno del Reino Unido, y otras leyes antisoborno y anticorrupción, evitar conflictos de interés (percibidos), permitir prácticas precisas y completas de mantenimiento de registros y divulgación, competir de manera justa y ética con los negocios de Samsara, proteger la reputación o propiedad de Samsara que se le confía. Los socios comerciales deben tener políticas relacionadas con los negocios con Samsara que prohíban dar y aceptar regalos (por ejemplo: efectivo o equivalentes de efectivo, incluyendo entretenimiento, tarjetas de regalo, descuentos de productos y actividades no comerciales) y un proceso para investigar y denunciar cualquier infracción a dichas políticas.

• Protección de la propiedad intelectual: los socios comerciales deberán respetar los derechos de propiedad intelectual y proteger la información del cliente. Los socios comerciales deberán gestionar la tecnología y el conocimiento de manera que protejan los derechos de propiedad intelectual.

• Protección de los denunciantes y quejas anónimas: los socios comerciales deben asegurarse de que los trabajadores tengan un mecanismo efectivo para denunciar quejas y que facilite la comunicación abierta entre la gerencia y los trabajadores. Los socios comerciales también deben prevenir y abordar cualquier represalia contra los empleados que planteen o denuncien inquietudes de buena fe e implementar mecanismos para investigar de manera rápida y exhaustiva, de acuerdo con la ley correspondiente, dichas quejas.

• Responsabilidad de la cadena de suministro: los socios comerciales deben trabajar con sus propios socios comerciales para promover una conducta comercial consistente con este Código y asegurar que sus subcontratistas y agentes cumplan con los estándares y prácticas cubiertos por este Código. 

• Operaciones con información privilegiada: como Socio comercial, es posible que le confíen información que aún no ha sido (o que nunca será) divulgada al público. Esta información podría afectar nuestra valoración, o el precio de las acciones y/o la valoración de otras empresas. Nuestros estándares éticos (y la ley) te prohíben estrictamente actuar sobre dicha información. Esto aplica no solo a ti y a tus trabajadores directamente, sino también a familiares, amistades u otras personas que podrían estar en condiciones de tomar decisiones de inversión basadas en la información. Si tienes acceso a dicha información, se espera que la mantengas confidencial y que la manejes con el máximo cuidado y discreción. 

• Cumplimiento de las leyes de delitos penales corporativos: eso incluye cumplir con la Ley de Finanzas Penales del Reino Unido y otras leyes de evasión fiscal, y asegurarse de que sus propios empleados, agentes y socios comerciales cumplan con dichas leyes.

Entidades gubernamentales estatales, locales y de educación (SLED) 

Las entidades gubernamentales confían en Samsara para proteger su información vital. Aunque actuamos con el más alto grado de integridad con todos nuestros clientes, con frecuencia, el servicio al gobierno conlleva obligaciones adicionales que, como nuestro socio comercial de confianza, se le pueden transferir a usted. Al proporcionar servicios en nombre de Samsara a los gobiernos federales, estatales o locales, puede estar sujeto a requisitos específicos relacionados con salarios, horas, condiciones laborales, precios, obsequios, cabildeo, conflictos de interés o el manejo adecuado de la información. También puede haber requisitos operativos únicos o restricciones sobre quiénes están calificados (o permitidos) para proporcionar servicios. Es tu responsabilidad entender y adherirte a los compromisos de cumplimiento normativo al prestar servicios al gobierno, ya sea que se apliquen directamente por ley o a través de tu contrato con Samsara. 

Privacidad, confidencialidad y protección de datos

Samsara mantiene la seguridad y privacidad de los datos con los más altos estándares e invierte continuamente en nuestra infraestructura y procesos para proporcionar a nuestros clientes las soluciones más seguras de la industria, como se detalla en nuestra página de Compromiso con la Protección de la privacidad del Cliente. Estamos comprometidos a ser transparentes sobre nuestras prácticas de seguridad de privacidad. El programa de seguridad de clase mundial de Samsara se centra en el concepto de defensa en profundidad: asegurar nuestra organización y los datos de nuestros clientes, en múltiples niveles. 

Cuando maneja información en nuestro nombre, ya sea de nuestros empleados o de nuestros clientes, requerimos que la mantenga confidencial, la use solo para fines autorizados y aplique los niveles más altos correspondientes de protección de datos. 

Como parte de este compromiso, es posible que se le requiera mantener y demostrar controles físicos, técnicos y administrativos efectivos sobre la privacidad y seguridad de los datos que está manejando. Según sean los servicios que brinde y la información que maneje en nuestro nombre, es posible que también necesite implementar salvaguardas adicionales apropiadas. 

Fuerza laboral, empleo y derechos humanos

Samsara está comprometida con la protección del trabajo, el empleo y los derechos humanos, como se detalla más a fondo en su Declaración sobre la Esclavitud Moderna. Samsara respeta las normas plasmadas en las convenciones de la Organización Internacional del Trabajo (“OIT”) y en la Declaración Universal de Derechos Humanos de las Naciones Unidas (“DUDH”), y espera que sus socios comerciales actúen de acuerdo con ellas. 

Los socios comerciales deben actuar conforme a los siguientes principios rectores:

• Libertad de discriminación, acoso o abuso, tanto dentro de su propia organización como al interactuar con partes externas, como los empleados de Samsara. Samsara promueve y espera que sus socios comerciales promuevan la igualdad de oportunidades de empleo para todas las personas, sin discriminación, acoso, abuso, castigo corporal o trato inhumano, en estricta conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.

• Libertad para elegir empleo: Samsara espera que sus socios comerciales actúen de acuerdo con todas las regulaciones modernas aplicables sobre esclavitud. Samsara no tolerará el trabajo involuntario o forzado, ni la trata de personas.

• Libertad del trabajo infantil, protecciones para trabajadores jóvenes y estudiantes: Samsara no tolera el trabajo infantil. Se requiere que los socios comerciales contraten a trabajadores que tengan la edad mínima para trabajar en el país donde se realiza el trabajo. 

• Cumplimiento normativo con las leyes sobre salarios y horas de trabajo: Samsara requiere que todos sus socios comerciales proporcionen un salario digno a sus trabajadores, permitiéndoles disfrutar de condiciones de vida aceptables. No se debe exigir a los trabajadores que trabajen más horas de las permitidas por las leyes y regulaciones locales. Cualquier hora extra debe realizarse con el consentimiento previo del individuo y debe compensarse adecuadamente según lo establecido por la ley local.

• Libertad de asociación y negociación colectiva: los socios comerciales deben permitir libremente los derechos legales de los trabajadores para asociarse con otros, formar y unirse (o abstenerse de unirse) a organizaciones de su elección, y negociar colectivamente, sin interferencia, discriminación, represalias o acoso. Los trabajadores no deben penalizarse ni someterse a hostigamiento o intimidación por el ejercicio no violento de su derecho a formar, unirse o abstenerse de unirse a dichas organizaciones legales.

• Tratar a las personas con respeto y dignidad: esto incluye apoyar a Samsara para priorizar la seguridad, el bienestar y la dignidad de todas las personas, cuyos talentos y arduo trabajo ayudan a Samsara a ofrecer productos y servicios de primera clase.

Samsara no apoyará ni hará negocios a sabiendas con ningún Socio comercial involucrado en actividades que vayan en contra de la letra o el espíritu de los principios mencionados anteriormente. Deben estar en su lugar y aplicarse procedimientos adecuados en la organización del Socio comercial para abordar cualquier incumplimiento de los principios y estándares mencionados anteriormente.

Diversidad e inclusión 

Samsara se dedica a construir un lugar de trabajo diverso, equitativo e inclusivo, y cómo pretendemos hacerlo se explica con más detalle en la página web de Diversidad de Samsara. Los socios comerciales deben alinearse con este compromiso.

Samsara también espera que sus socios comerciales no discriminen en las prácticas de selección, contratación o empleo basadas, notablemente, en la raza, el color, la edad, el sexo, el género, la identidad de género, la expresión de género, la orientación sexual, el estado civil, la etnia, el origen nacional, la casta, la discapacidad, la información genética, la condición médica, el embarazo, la religión, la afiliación política, la membresía sindical, la condición de veterano o la apariencia física. Además, Samsara espera que sus socios comerciales demuestren un compromiso para identificar, medir y mejorar una cultura de diversidad, equidad e inclusión en todos los aspectos de la gestión del lugar de trabajo.

Salud y seguridad

Uno de los principios fundamentales de Samsara es incrementar la seguridad de las operaciones que impulsan nuestra economía. Los socios comerciales deben actuar conforme a los siguientes principios rectores:

• Cumplir y gestionar la salud y seguridad ocupacional: todos los socios comerciales deben proporcionar y mantener un ambiente de trabajo seguro e integrar políticas de salud y seguridad confiables para la realización de negocios. Sus instalaciones deben cumplir con los requisitos legales y normativos pertinentes, lo que incluye la obtención de los permisos, aprobaciones, autorizaciones y certificaciones necesarios. 

• Estar preparado para situaciones de emergencia: los socios comerciales deben asegurarse de que sus oficinas e instalaciones de planta cuenten con un plan de respuesta a emergencias adecuado. 

• Gestión de incidentes: los socios comerciales deberán contar con un sistema para que los trabajadores informen incidentes de salud y seguridad y cuasi accidentes, así como un sistema para investigar, rastrear y gestionar dichos informes. Los socios comerciales deberán implementar planes de acción correctivos para mitigar riesgos, proporcionar el tratamiento médico necesario y facilitar el regreso de los trabajadores al trabajo.

Entorno

Uno de los valores fundamentales de Samsara es construir a largo plazo y la sostenibilidad es una parte clave de eso. Como se detalla en la página web de sostenibilidad de Samsara, Samsara se compromete a desarrollar productos de primera clase que ayuden a sus clientes a reducir su huella ambiental, y tiene el mismo objetivo para sus propias prácticas empresariales. Los socios comerciales deben implementar estándares apropiados para proteger el medioambiente y actuar de acuerdo con los siguientes principios rectores:

• Cumplimiento con las normas, los reglamentos y las leyes ambientales aplicables: los socios comerciales deben estar al tanto y cumplir con las leyes relevantes para las actividades del Socio Comercial durante todo el ciclo de abastecimiento y producción: abastecimiento de materiales, fabricación, logística o desecho. Esto incluye obtener los permisos necesarios y cumplir con los requisitos de presentación de informes. presentación de informes.

• Mitigación y gestión de residuos: se espera que los socios comerciales manejen los residuos de manera responsable y mantengan procesos separados de gestión de residuos peligrosos y no peligrosos.

• Recursos eficientes: se espera que los socios comerciales tomen medidas para comprender sus riesgos climáticos, minimizar su impacto ambiental y aplicar políticas para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero. También se espera que los socios comerciales implementen activamente procesos para reducir, reutilizar y reciclar materiales a lo largo de sus ciclos de producción o servicio.

• Abastecimiento responsable de materiales: los socios comerciales deben mantener políticas que aseguren razonablemente que los materiales utilizados para ayudar a construir los productos de Samsara no beneficien directa o indirectamente a grupos armados u otras actividades ilegales y/o dañinas. Esto incluye el cumplimiento del Reglamento de Minerales en Conflicto de la UE y la Sección 1502 de la Ley Dodd-Frank, en su versión modificada.

Selección de Socios Comerciales y subcontratación

Los procedimientos de evaluación y selección de socios comerciales incluyen una evaluación de las prácticas empresariales y los valores corporativos del Socio comercial, incluidas las siguientes revisiones:

• Revisión empresarial de Socios Comerciales: productos y servicios que mejor se adaptan a sus necesidades.

• Revisión comercial: mejor valor con relación al gasto.

• Revisión de seguridad: revisión de la arquitectura de seguridad.

• Revisión legal: revisión de términos y condiciones.

• Revisión financiera: revisión del valor económico y del financiamiento.

Cuando sea apropiado, Samsara podría invitar a los socios comerciales a participar en un proceso de licitación competitiva. Samsara espera que los socios comerciales acepten la documentación contractual estándar de Samsara, pero puede decidir, a su criterio, adoptar parte o la totalidad de los acuerdos de socios comerciales específicos.

Si, según su contrato con Samsara, puede delegar funciones a subcontratistas, se espera (y puede ser requerido por ley o contrato) que realice niveles similares de diligencia debida con ellos, y que transmita todas las obligaciones legales y contractuales apropiadas (incluidas las disposiciones especiales que puedan ser necesarias al proporcionar servicios a contratistas gubernamentales, como el cumplimiento de la Sección 889 de la Ley de Autorización de Defensa Nacional de 2019). Luego, es responsable de supervisar y hacer cumplir el cumplimiento normativo de sus subcontratistas con las obligaciones que les transfiere. 

Capacitación y aplicación

Nuestros socios comerciales deben abordar las áreas mencionadas a través de programas que trasciendan las palabras en un documento. Deben contar con programas que capaciten eficazmente a sus trabajadores sobre los requisitos pertinentes y deben hacer cumplir sus políticas y procedimientos mediante una supervisión significativa.

No se crean derechos de terceros

Este Código no otorga derechos nuevos o adicionales a terceros (o sus beneficiarios), incluidos los empleados de los socios comerciales. Este Código complementa, pero no sustituye, los derechos y obligaciones establecidos en el contrato entre Samsara y el Socio comercial. 

Preguntas y denuncias

Si tienes alguna pregunta sobre este Código, comunícate con bpcodeofconduct@samsara.com. Si crees que este Código, o el espíritu del mismo, fue infringido por un Socio comercial, puedes enviar un informe de forma anónima a Samsara a través de nuestra línea directa de denuncias.