Guía para el gestor de flotas sobre GPS

Hay aproximadamente 280 millones de automóviles, camiones y otros vehículos registrados en Estados Unidos. Las flotas comerciales arriendan más de 3.5 millones de ellos. 

Con tantos vehículos en la carretera, puede ser un reto para los administradores de flotas mantener un seguimiento eficiente de dónde están sus vehículos y hacia dónde se dirigen. Para que las operaciones funcionen sin contratiempos, la mayoría de los vehículos hoy en día utilizan un Sistema de Posicionamiento Global, o dispositivo GPS.

Antes de profundizar en los detalles de cómo los gestores de flotas pueden aprovechar los sistemas de navegación por satélite para rastrear sus activos, echemos un vistazo más de cerca a cómo funciona la tecnología GPS.  

¿Cómo funciona el GPS?

El GPS es esencialmente una red de satélites que orbitan muy por encima de la superficie de la Tierra y están en constante comunicación con los receptores a nivel de tierra.

Cada sistema GPS está compuesto por tres segmentos principales: el segmento espacial (satélites en órbita), el segmento de control (estaciones terrestres) y el segmento de usuario (receptores GPS). 

Cada satélite sigue una órbita específica alrededor de la Tierra, y da dos vueltas al planeta por día. Están organizados en seis planos orbitales igualmente espaciados, lo que permite que al menos cuatro de los 24 satélites sean visibles desde casi cualquier punto de la Tierra en cualquier momento. Siete satélites GPS adicionales se mantienen en reserva en caso de que algo salga mal, para proporcionar al gobierno ancho de banda adicional cuando sea necesario y para apoyar futuros proyectos de expansión adicionales. 

Las estaciones terrestres monitorean y controlan los satélites en órbita, lo que mantiene el GPS en modo operativo para los usuarios. Los satélites transmiten regularmente una señal de radio que comunica su ubicación actual a las estaciones terrestres. 

Cuando un satélite recibe una señal GPS de un receptor, es decir, tu teléfono celular o el sistema a bordo del vehículo, el receptor calcula su distancia al satélite en función del tiempo que tarda en llegar la señal. Una vez que ha recibido señales de tres satélites, el receptor utiliza un cálculo complejo para determinar tu ubicación exacta. Estos cálculos se basan en un principio matemático llamado trilateración, que significa “posicionamiento a partir de tres puntos”. 

En general, el número de satélites y receptores que tengas instalados determina la precisión con la que puedes informar sobre la ubicación de un dispositivo. 

Para obtener información acerca de cómo es que tantos satélites residen hoy en nuestra atmósfera, necesitamos mirar hacia atrás en la historia de los sistemas de posicionamiento global.

Historial de GPS

El Sistema de Posicionamiento Global se desarrolló por primera vez en 1973 como parte de un proyecto del Departamento de Defensa de los EE. UU. El primer prototipo se lanzó a la órbita terrestre en 1978. Quince años después, se lanzaron 24 satélites GPS para ofrecer datos precisos y en tiempo real de la ubicación global. 

Inicialmente destinadas para uso militar, las señales GPS estuvieron disponibles por primera vez para uso civil en 1983. Hoy en día, el número de satélites asciende a 31, proporcionados por Estados Unidos, que no cobra ninguna tarifa por su uso. Estos satélites son los que permiten que las aplicaciones de navegación modernas como Google Maps y Waze te proporcionen datos de ubicación precisos y oportunos, directo desde tu teléfono móvil. 

Es importante mencionar que hay alternativas al GPS estadounidense. Estos otros grupos de satélites se conocen en términos generales como el Sistema Global de Navegación por Satélite (GNSS). 

La alternativa rusa al sistema estadounidense se llama GLONASS (Globalnaya Navigatsionnaya Sputnikovaya Sistema). GLONASS era completamente operativo en 1995 y se abrió para uso sin restricciones en 2007. China comenzó a operar satélites GPS en 2018 bajo el nombre BeiDou. La Unión Europea está desarrollando un sistema de GPS llamado Galileo, que se espera que alcance su operatividad plena en 2020. Existen sistemas de navegación regionales adicionales tanto en India como en la región Asia-Oceanía.

¿Cómo pueden los administradores de flotas sacar provecho de los datos del GPS?

El público en general, ya familiarizado con la tecnología GPS de las aplicaciones de mapas en tu celular o en el tablero del vehículo, sabe que puede confiar en los datos del GPS para saber dónde están en cualquier momento. Los administradores de flotas utilizan GPS para asegurar la misma visibilidad y seguridad patrimonial sobre sus flotas de vehículos y empleados. 

Los datos del GPS te permiten rastrear los activos de tu flota mientras cruzan una ciudad o región, lo que te permite localizar su ubicación con gran precisión.

Los sistemas GPS básicos ayudan a los conductores de flotas a encontrar la ruta más rápida del punto A al punto B. El software de enrutamiento utiliza y mejora esta capacidad para planificar rutas de múltiples vehículos e incluso puede modificar las rutas según los cambios en los cronogramas, las necesidades de emergencia y otras variables. 

Cuando se trata de flotas públicas, como las gubernamentales y escolares, se utiliza la telemática vehicular basada en GPS para supervisar el rendimiento y el mantenimiento de la flota y aumentar su eficiencia. Esto es importante para las flotas públicas en particular porque los servicios proporcionados por estos vehículos son necesarios en momentos críticos para la comunidad, como tormentas de nieve, eventos comunitarios que ensucian las calles o cuando la basura se desborda. Conocer la ubicación de sus vehículos, en qué estado se encuentran y su estado y eficiencia es clave para ofrecer servicios eficientes a los ciudadanos. 

Más allá del rastreo básico por GPS

Más allá del simple rastreo, los receptores GPS también se incluyen en las soluciones telemáticas para ofrecer: 

• Datos para analizar, monitorear y gestionar. Los datos son una herramienta esencial en todas las industrias hoy en día. Cuando se trata de la gestión de flotas, los datos de GPS en tiempo real sobre la ubicación de tus conductores y tus vehículos pueden ayudarte a entender mejor qué tan lejos conducen tus conductores cada día y qué tan bien se ajustan esos viajes a las rutas planificadas. Estos datos permiten a los administradores de flota mejorar la salud y la seguridad de los conductores, mejorar la programación de los vehículos y mucho más. 

• Geocercas. La capacidad de establecer ubicaciones específicas donde un vehículo puede y debe operar ayuda a reducir el uso personal no deseado, evitar áreas inseguras y disminuir el tiempo dedicado a monitorear manualmente la ubicación del vehículo. Debido a que se envía una alerta a la central de reparto si el vehículo sale del área de la geocerca, también puedes responder más rápidamente a robos o actos de vandalismo. 

• Monitoreo de combustible y energía. Los costos de combustible y energía pueden ser algunos de los más difíciles de calcular. Desde los precios fluctuantes hasta la variación en la eficiencia de combustible entre vehículos, regiones, rutas y conductores, puede ser tentador simplemente adivinar y esperar que no esté demasiado alejado. Sin embargo, el combustible y la energía son los principales centros de costos para las flotas. Las soluciones basadas en GPS pueden ayudarte a comprender cuántos kilómetros deberá conducir tu equipo para un trabajo, de modo que puedas presupuestar mejor el consumo de combustible o planificar mejor las paradas para cargar la batería. También tendrás visibilidad de dónde estarán conduciendo para que puedas proyectar los precios en las paradas de combustible o planificar las estaciones de carga de baterías.

• Informe de utilización de activos. El uso ineficiente de los vehículos inevitablemente cuesta más dinero, ya sea por usar demasiados vehículos, no operar una flota del tamaño adecuado o incluso por sobreutilizar o subutilizar vehículos específicos. Con los datos del GPS, puedes rastrear cuánto tiempo un activo o vehículo permanece en una ubicación, lo que puede indicar su uso, y que permite a los administradores de flotas asegurarse de que cada vehículo se use de manera adecuada.

• Monitoreo del mantenimiento. Si un vehículo está en el taller, no está cumpliendo con su función. Sin embargo, escatimar en el mantenimiento puede provocar problemas más grandes a largo plazo, lo que costará más a tu empresa y tardará más tiempo en devolver el vehículo al servicio. Los dispositivos GPS permiten un seguimiento más preciso del kilometraje para que sepas exactamente cuándo programar el mantenimiento de rutina y cuándo un vehículo ha llegado al final de su ciclo de vida.

• Entrenamiento e incentivación de conductores basados en datos. Hasta que los vehículos autónomos se vuelvan comunes, una de las mayores variables con las que debe lidiar un administrador de flotas es el grupo de conductores. Cada conductor es diferente, pero saber dónde están y cómo conducen puede ayudarte a garantizar su seguridad en la carretera. Los datos en tiempo real sobre la ubicación de los conductores individuales también ayudan a los administradores a abordar preocupaciones y expectativas específicas relacionadas con la puntualidad.

• Monitoreo de seguridad y cumplimiento normativo. Las flotas deben cumplir con normas y reglamentos estrictos. Recopilar datos de un receptor GPS sobre dónde están tus conductores y cuándo están conduciendo puede ayudar a asegurar que tus conductores cumplan al pie de la letra con la ley en cuanto a las horas de servicio, el uso personal del vehículo, las rutas, el estacionamiento y más. 

• Monitoreo de video vinculado a conductores específicos y su ubicación. Los datos del sistema de navegación también pueden integrarse con soluciones de monitoreo de video que ofrecen una variedad de configuraciones de cámaras, incluidas cámaras que miran hacia el conductor y a la carretera. Estas cámaras pueden ayudar a exonerar a un conductor en un accidente, por ejemplo, proporcionando imágenes e información de ubicación que pueden mostrar qué sucedió y dónde. 

• Prevención de responsabilidad contra terceros y beneficios de los seguros. Actualmente, las aseguradoras impulsan fuertemente las ventajas de los datos del GPS y el monitoreo de vehículos. Así como las aplicaciones de "conducción segura" para consumidores ofrecen descuentos en seguros por buen comportamiento al volante, las aseguradoras comerciales ofrecen mejores tarifas a las flotas que emplean tecnología para asegurar una cultura y un historial de conducción seguros.

Errores de GPS que debes evitar

Una vez que te das cuenta del valor de la tecnología GPS para tu flota y las muchas formas que puede adoptar, lo último que quieres hacer es perderte todo este potencial. 

Para sacar el máximo provecho de tus soluciones basadas en GPS, evita estos errores comunes:

1. No monitorear los activos correctos 

Si no estás monitoreando todos tus activos con un dispositivo GPS, no tendrás los datos necesarios para tomar decisiones precisas.

El mejor plan integrará todos tus activos actuales en tu solución de sistema de navegación, lo que incluye automóviles, camiones y remolques. Al monitorear tu cartera completa de activos, puedes asegurarte de que nada se pase por alto. Incluso un solo vehículo infrautilizado puede afectar tus resultados.

2. Recolección de datos inexactos

Solo los datos precisos son datos útiles. Si no recopilas tus datos de manera cuidadosa y consistente desde el primer día, corres el riesgo de desperdiciar meses de esfuerzo, sin mencionar gastar miles de dólares en un sistema de navegación con resultados inexactos. 

Los factores clave para asegurar datos precisos incluyen instalar correctamente el receptor GPS y evitar que los empleados manipulen el dispositivo.

3. Ignorar los datos

Una vez que tengas datos precisos en tu poder, la cantidad puede ser abrumadora. Cada vehículo tiene múltiples puntos de datos, desde el kilometraje, los códigos de falla y la eficiencia del combustible hasta las horas y el comportamiento del conductor. Cuando multiplicas eso por una flota de incluso 20 vehículos, puedes terminar con más datos de los que sabes manejar. 

Sin embargo, ignorar todos esos datos sería un gran error para tu negocio. Cuando implementes una solución de GPS, procura colaborar estrechamente con tus proveedores o abastecedores para asegurarte de que recibes los datos que son más importantes para tu flota. De esta forma, sabrás que te centras en la información adecuada para fijar y alcanzar tus metas. 

Finalmente, si tus nuevos datos revelan una incidencia desconocida, asegúrate de tomar medidas de inmediato. Puede que descubras que tus camiones tradicionales tienen la mitad de la eficiencia de combustible del nuevo modelo que acabas de adquirir, o la razón por la cual un conductor en particular representa el 60 % de tus reclamaciones de seguro. Estas ideas no beneficiarán a tu negocio si nadie toma medidas al respecto. 

Soluciones de calidad basadas en GPS para flotas

Cada día se descubren ahorros reales y mejoras en la seguridad mediante los sistemas GPS. Echemos un vistazo a varias flotas que utilizan las soluciones basadas en GPS de Samsara para resolver desafíos e ineficiencias en sus operaciones. 

Dohrn Transfer Company opera 470 tractores y 75 camiones rectos en 14 estados y 21 terminales. El transportista de carga parcial necesitaba asegurar el cumplimiento normativo para sus 645 conductores, monitorear el mantenimiento preventivo y continuar trabajando en la seguridad de los conductores.

Antes de Samsara, el equipo tenía que estimar cuándo regresarían los conductores por su próxima carga, o tenían que llamarlos directamente. Ahora el equipo confía en el rastreo de ubicación GPS en tiempo real de Samsara y puede buscar fácilmente por número de camión para tomar mejores decisiones en tiempo real sobre a quién enviar a dónde y cómo planificar el día. 

Windy City Limousine & Bus, que opera una flota de 350 vehículos, necesitaba mejores maneras de proporcionar información en tiempo real a los clientes y garantizar su seguridad durante el viaje. 

Antes de Samsara, Windy City tenía rastreo GPS en sus vehículos, pero regularmente tenía problemas con la precisión de los datos. Cada vez que un cliente llamaba para preguntar sobre la ubicación de su vehículo, el equipo tenía que llamar o enviar mensajes de texto a los conductores directamente para obtener información actualizada.

Una vez implementadas las soluciones de rastreo de flotas por GPS de Samsara, los clientes de Windy City obtuvieron visibilidad en tiempo real de las ubicaciones de los vehículos, lo que resultó en una reducción del 30 % en el volumen de llamadas de reparto. La flota también logró reducir 500 horas de comunicación por teléfono móvil cada mes.

Con más de 1,700 vehículos en múltiples departamentos, la Ciudad de Fort Lauderdale, Florida, buscaba formas de mejorar sus servicios, reducir su impacto ambiental y disminuir el tiempo de inactividad de su flota. 

Después de los huracanes Matthew e Irma, la Ciudad de Fort Lauderdale tuvo problemas para responder a las llamadas de los ciudadanos que informaban que su vecindario aun no había sido despejado de escombros peligrosos resultado de las tormentas que bloqueaban las carreteras y aceras. Con Samsara en funcionamiento, la ciudad ahora tiene planes para estar preparada para la próxima tormenta y confiará en el GPS en tiempo real de Samsara para monitorear de cerca la ubicación de su flota de limpieza.

Los datos en tiempo real proporcionados por cada unidad GPS han permitido a la ciudad abordar mejor las quejas de los ciudadanos y mejorar los tiempos de respuesta a emergencias, tanto para emergencias médicas como para condiciones climáticas severas. 

El GPS del futuro: más rápido y más preciso

Dada la creciente población de conductores humanos, junto con el creciente interés en los vehículos autónomos, el uso y las aplicaciones del GPS sin duda seguirán creciendo también. 

Los esfuerzos para actualizar y mejorar el sistema de posicionamiento global han sido, y continúan siendo, una prioridad. En el año 2000, el gobierno de EE. UU. autorizó la “Ley de Modernización” para crear el GPS III. El proyecto, que incorporará nuevos satélites GPS en órbita alrededor de la Tierra y señales de navegación adicionales, va por buen camino para completarse en 2023.

Aunque la mayoría de nosotros damos por sentado el GPS en nuestra vida diaria, la industria de las flotas no sería la potencia que es hoy sin la tecnología GPS. El GPS ha proporcionado información sobre las operaciones de flotas que habría sido imposible obtener hace apenas algunas décadas, y promete crecer más rápido y con mayor precisión con el tiempo.