Samsaras Verhaltenskodex für Geschäftspartner

Einführung

Samsara verpflichtet sich, im Einklang mit seiner Mission und seinen kulturellen Grundsätzen zu handeln. Wir glauben, dass das Handeln nach den höchsten ethischen Standards nicht nur das Richtige ist – es unterstützt uns auch dabei, langfristigen Erfolg zu erzielen. Samsara legt großen Wert auf die Beziehungen zu seinen Geschäftspartnern, Anbietern und Lieferanten, und als vertrauenswürdiger Samsara-Dienstleister spielen Sie eine Schlüsselrolle dabei, uns zu ermöglichen, unsere Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden, unseren Mitarbeitern und unseren Gemeinschaften zu erfüllen. 

Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern ein ähnliches Engagement für die höchsten ethischen Standards. Dieser Verhaltenskodex für Geschäftspartner (im Folgenden „Kodex“) legt die Anforderungen von Samsara dar, dass unsere Geschäftspartner, Lieferanten, Berater und Dienstleister sowie deren Tochterunternehmen, Partner, Subunternehmer und Lieferanten der nächsten Ebene (im Folgenden „Geschäftspartner“) (i) Samsaras Mission zur Erhöhung der Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit der Abläufe, die unsere Wirtschaft antreiben, fördern und unterstützen und (ii) sich an Samsaras kulturellen Werten ausrichten, nämlich Kundenorientierung, Erfolg im Team, kontinuierliche Verbesserung und langfristiges Engagement.

Samsara kann eine Selbsteinschätzung über die Einhaltung dieses Kodex anfordern, und die Geschäftspartner müssen diese Samsara unverzüglich vorlegen. Die Einhaltung dieses Kodex durch Geschäftspartner kann einer Prüfung durch Samsara unterzogen werden, und Samsara kann beschließen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, wenn Geschäftspartner sich nicht mehr an den Wortlaut und/oder die Prinzipien dieses Kodex halten. Wenn im Laufe unserer Geschäftsbeziehung eine Situation auftritt, die sich auf Ihre Fähigkeit auswirken könnte, uns einen Service zu bieten, der mit unseren kulturellen Werten oder diesem Kodex übereinstimmt, wenden Sie sich bitte an bpcodeofconduct@samsara.com. Die Nichteinhaltung der in diesem Kodex dargelegten Grundsätze und Standards kann Samsara dazu veranlassen, Ihre Beziehung oder Vereinbarung mit uns zu beenden.

Verpflichtung zu Ethik und Compliance

Samsara arbeitet unter strikter Einhaltung der geltenden Gesetze, Regeln und Vorschriften – unabhängig von der Art der Dienstleistung, die wir erbringen, oder von dem Ort, an dem sie erbracht wird. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, unterhalten wir ein robustes Ethik- und Compliance-Programm, dessen Eckpfeiler unser interner Verhaltenskodex ist. Als Voraussetzung für die Anstellung müssen alle Mitarbeiter unseren internen Verhaltenskodex sowie andere Unternehmensrichtlinien bestätigen. 

Dieser Kodex muss in Verbindung mit den geltenden Gesetzen und relevanten vertraglichen Vereinbarungen gelesen werden. Geschäftspartner müssen alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Industriestandards an dem Ort einhalten, an dem sie ansässig sind und Geschäfte tätigen. Darüber hinaus müssen Geschäftspartner die geltenden Konventionen der Vereinten Nationen einhalten und sind verpflichtet, vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten zu schützen und zu sichern sowie Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, bevor sie sie an Dritte weitergeben. Alle Geschäftspartner sind verpflichtet, sämtliche geistigen Eigentumsrechte von Samsara und Dritten zu respektieren. 

Sollte die Einhaltung einer Bestimmung dieses Kodex zu einem rechtlichen oder regulatorischen Verstoß führen, müssen die Geschäftspartner das geltende Gesetz oder die entsprechende Verordnung befolgen. Wenn der Kodex und eine Geschäftspartnervereinbarung im Widerspruch stehen, hat die Geschäftspartnervereinbarung Vorrang.

Gesetze und Ethik

Bei Samsara verpflichten wir uns, die höchsten Standards in Ethik, Compliance, Ehrlichkeit und Integrität zu wahren und streben Geschäftsbeziehungen an, die auf Vertrauen, Transparenz und gegenseitiger Verantwortung basieren. Geschäftspartner müssen über ein angemessenes Corporate-Governance-Programm verfügen, das sicherstellt, dass sie in ihrer Geschäftstätigkeit dieselben Werte einhalten, einschließlich:

• Geschenke und geschäftliche Integrität — Dazu gehört die Einhaltung des US Foreign Corrupt Practices Act, des UK Anti-Bribery Act und anderer Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsgesetze, die Vermeidung (wahrgenommener) Interessenkonflikte, die Gewährleistung genauer und vollständiger Aufzeichnungs- und Offenlegungspraktiken, ein fairer und ethischer Wettbewerb mit Samsaras Geschäft sowie der Schutz von Samsaras Ruf oder Eigentum, das ihnen anvertraut wird. Geschäftspartner sollen über Richtlinien für Geschäfte mit Samsara verfügen, die die Vergabe und Annahme von Geschenken untersagen (z. B. Bargeld oder Bargeldäquivalente, einschließlich Unterhaltung, Geschenkkarten, Produktrabatte und nicht geschäftliche Aktivitäten) und ein Verfahren zur Untersuchung und Meldung von Verstößen gegen diese Richtlinien.

• Schutz des geistigen Eigentums – Die Geschäftspartner sind verpflichtet, die Rechte an geistigem Eigentum zu respektieren und Kundeninformationen zu schützen. Die Geschäftspartner müssen Technologie und Know-how so verwalten, dass die Rechte am geistigen Eigentum geschützt werden.

• Schutz von Hinweisgebern und anonyme Beschwerden – Die Geschäftspartner stellen sicher, dass die Arbeitnehmer über einen wirksamen Mechanismus zur Meldung von Missständen verfügen und der eine offene Kommunikation zwischen Management und Arbeitnehmern ermöglicht. Die Geschäftspartner sind auch verpflichtet, Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder melden, zu verhindern und zu bekämpfen und Mechanismen zu implementieren, um solche Beschwerden unverzüglich und gründlich in Übereinstimmung mit geltendem Recht zu untersuchen.

• Verantwortung in der Lieferkette – Geschäftspartner arbeiten mit ihren eigenen Geschäftspartnern zusammen, um ein Geschäftsverhalten zu fördern, das mit diesem Kodex übereinstimmt, und ihre Subunternehmer und Vertreter an die in diesem Kodex festgelegten Standards und Praktiken zu binden. 

• Insiderhandel – Als Geschäftspartner können Ihnen Informationen anvertraut werden, die der Öffentlichkeit noch nicht bekannt sind (oder möglicherweise nie bekannt werden). Diese Informationen könnten unsere Bewertung oder den Aktienkurs und/oder die Bewertung anderer Unternehmen beeinflussen. Unsere ethischen Standards (und das Gesetz) verbieten es Ihnen strikt, auf der Grundlage solcher Informationen zu handeln. Dies gilt nicht nur für Sie und Ihre Mitarbeiter direkt, sondern auch für Ihre Familie, Freunde oder andere Personen, die in der Lage sein könnten, auf der Grundlage dieser Informationen Anlageentscheidungen zu treffen. Wenn Sie Zugang zu solchen Informationen haben, wird von Ihnen erwartet, dass Sie diese vertraulich behandeln und mit äußerster Sorgfalt und Diskretion damit umgehen. 

• Compliance mit Gesetzen zu Unternehmensstraftaten – Dazu gehört die Einhaltung des britischen Criminal Finances Act und anderer Gesetze zur Steuerhinterziehung sowie die Sicherstellung, dass Ihre eigenen Mitarbeiter, Vertreter und Geschäftspartner diese Gesetze einhalten.

Staatliche, lokale und Bildungseinrichtungen (SLED) 

Regierungsbehörden vertrauen Samsara an, ihre wichtigen Informationen zu schützen. Während wir mit höchster Integrität gegenüber all unseren Kunden handeln, bringt der Dienst an der Regierung oft zusätzliche Verpflichtungen mit sich, die möglicherweise an Sie als unseren vertrauenswürdigen Geschäftspartner weitergegeben werden. Wenn Sie im Auftrag von Samsara Dienstleistungen für Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden erbringen, könnten Sie bestimmten Anforderungen in Bezug auf Löhne, Arbeitszeiten, Arbeitsbedingungen, Preisgestaltung, Geschenke, Lobbyarbeit, Interessenkonflikte oder den ordnungsgemäßen Umgang mit Informationen unterliegen. Es kann auch besondere betriebliche Anforderungen geben oder Beschränkungen, welche Personen qualifiziert (oder berechtigt) sind, Dienstleistungen zu erbringen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die mit der Betreuung der Regierung verbundenen Compliance-Verpflichtungen zu verstehen und einzuhalten, unabhängig davon, ob sie direkt durch gesetzliche Bestimmungen oder durch Ihren Vertrag mit Samsara auf Sie zutreffen. 

Privatsphäre, Vertraulichkeit und Datenschutz

Samsara legt höchsten Wert auf Datensicherheit und Datenschutz und investiert kontinuierlich in unsere Infrastruktur und Prozesse, um unseren Kunden die sichersten Lösungen der Branche zu bieten, wie auf unserer Seite Verpflichtung zum Schutz der Kundendaten näher erläutert wird. Wir sind bestrebt, unsere Datenschutz- und Sicherheitspraktiken transparent zu gestalten. Das erstklassige Sicherheitsprogramm von Samsara basiert auf dem Konzept der tiefgreifenden Verteidigung: die Sicherung unseres Unternehmens und der Daten unserer Kunden auf mehreren Ebenen. 

Wenn Sie in unserem Namen Informationen verarbeiten – sei es die unserer Mitarbeiter oder unserer Kunden –, verlangen wir von Ihnen, dass Sie diese vertraulich behandeln, sie nur für autorisierte Zwecke verwenden und die höchsten geltenden Datenschutzniveaus anwenden. 

Im Rahmen dieser Verpflichtung kann von Ihnen verlangt werden, wirksame physische, technische und administrative Kontrollen über den Datenschutz und die Sicherheit der von Ihnen verarbeiteten Daten aufrechtzuerhalten und nachzuweisen. Je nach den von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und den Informationen, die Sie in unserem Namen verarbeiten, sind Sie möglicherweise auch verpflichtet, zusätzliche angemessene Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. 

Arbeit, Beschäftigung und Menschenrechte

Samsara verpflichtet sich zum Schutz der Arbeits-, Beschäftigungs- und Menschenrechte, wie insbesondere in der Erklärung zur modernen Sklaverei näher ausgeführt wird. Samsara respektiert die Standards, die in den Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation („ILO“) und in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen („AEMR“) verankert sind, und erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie in Übereinstimmung mit diesen Standards handeln. 

Geschäftspartner müssen in Übereinstimmung mit den folgenden Leitprinzipien handeln:

• Freiheit von Diskriminierung, Belästigung und/oder Missbrauch – sowohl innerhalb ihres eigenen Unternehmens als auch bei der Interaktion mit externen Parteien, wie z. B. Samsara-Mitarbeitern. Samsara fördert und erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie Chancengleichheit für alle Personen fördern, ohne Diskriminierung, Belästigung, Missbrauch, körperliche Züchtigung oder unmenschliche Behandlung, in strikter Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

• Freie Wahl der Beschäftigung - Samsara erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie alle geltenden Vorschriften zur modernen Sklaverei einhalten. Samsara toleriert keine unfreiwillige oder erzwungene Arbeit oder Menschenhandel.

• Freiheit von Kinderarbeit, Schutz für junge und studentische Arbeitnehmer - Samsara toleriert keine Kinderarbeit. Geschäftspartner sind verpflichtet, Arbeitnehmer einzustellen, die das Mindestalter für die Arbeit in dem Land erreicht haben, in dem die Arbeit ausgeführt wird. 

• Einhaltung der Gesetze über Löhne und Arbeitszeiten – Samsara verlangt von allen seinen Geschäftspartnern, dass sie ihren Mitarbeitern einen existenzsichernden Lohn zahlen, der ihnen akzeptable Lebensbedingungen ermöglicht. Von den Arbeitnehmern darf nicht verlangt werden, mehr als die nach den örtlichen Gesetzen und Vorschriften zulässige Höchststundenzahl zu arbeiten. Jegliche Überstunden müssen mit vorheriger Zustimmung der Person erfolgen und müssen gemäß den örtlichen Gesetzen angemessen vergütet werden.

• Versammlungsfreiheit und Tarifverhandlungen - Geschäftspartner müssen den Arbeitnehmern das rechtmäßige Recht einräumen, sich mit anderen zusammenzuschließen, Organisationen ihrer Wahl zu gründen und ihnen beizutreten (oder davon abzusehen) und Tarifverhandlungen zu führen, ohne Einmischung, Diskriminierung, Vergeltung oder Belästigung. Beschäftigte dürfen nicht bestraft oder schikaniert oder eingeschüchtert werden, wenn sie gewaltlos ihr Recht ausüben, solche legalen Organisationen zu gründen, ihnen beizutreten oder ihnen nicht beizutreten.

• Menschen mit Respekt und Würde behandeln – Dazu gehört, dass Samsara die Sicherheit, das Wohlergehen und die Würde aller Menschen in den Vordergrund stellt, deren Talente und harte Arbeit Samsara helfen, erstklassige Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Samsara wird nicht wissentlich Geschäftspartner unterstützen oder Geschäfte mit ihnen tätigen, die an Aktivitäten beteiligt sind, die gegen den Wortlaut und/oder die Prinzipien der oben genannten Grundsätze verstoßen. In der Organisation des Geschäftspartners müssen geeignete Verfahren vorhanden sein und durchgesetzt werden, um Verstöße gegen die oben genannten Grundsätze und Standards zu ahnden.

Vielfalt und Inklusion 

Samsara hat sich dem Aufbau einer vielfältigen, gerechten und inklusiven Arbeitsumgebung verschrieben, und wie wir dies erreichen wollen, wird auf der Samsara-Diversity-Webseite näher erläutert. Geschäftspartner müssen sich an dieser Verpflichtung orientieren.

Samsara erwartet von seinen Geschäftspartnern auch, dass sie bei der Auswahl, Einstellung oder Beschäftigung nicht diskriminieren, insbesondere nicht aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, sexueller Orientierung, Familienstand, ethnischer Zugehörigkeit, nationaler Herkunft, Kaste, Behinderung, genetischen Informationen, medizinischem Zustand, Schwangerschaft, Religion, politischer Zugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Veteranenstatus oder körperlicher Erscheinung. Darüber hinaus erwartet Samsara von seinen Geschäftspartnern, dass sie sich dafür einsetzen, eine Kultur der Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion in allen Aspekten des Arbeitsplatzmanagements zu identifizieren, zu messen und zu verbessern.

Gesundheit und Sicherheit

Eines der Kernprinzipien von Samsara ist es, die Sicherheit der Betriebsabläufe zu erhöhen, die unsere Wirtschaft antreiben. Geschäftspartner müssen in Übereinstimmung mit den folgenden Leitprinzipien handeln:

• Einhaltung und Management von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz – Alle Geschäftspartner müssen eine sichere Arbeitsumgebung bereitstellen und aufrechterhalten sowie zuverlässige Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien für die Geschäftstätigkeit integrieren. Ihre Räumlichkeiten und Einrichtungen müssen den relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, einschließlich des Einholens aller erforderlichen Genehmigungen, Zulassungen, Autorisierungen und Zertifizierungen. 

• Auf Notfallsituationen vorbereitet sein – Geschäftspartner müssen sicherstellen, dass ihre Büro- und Betriebseinrichtungen über einen geeigneten Notfallreaktionsplan verfügen. 

• Vorfallmanagement – Geschäftspartner müssen über ein System verfügen, mit dem Arbeitnehmer Arbeitsschutzvorfälle und Beinaheunfälle melden können, sowie über ein System zur Untersuchung, Verfolgung und Verwaltung solcher Berichte. Geschäftspartner müssen Korrekturmaßnahmenpläne umsetzen, um Risiken zu mindern, die notwendige medizinische Behandlung bereitzustellen und den Arbeitnehmern die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu erleichtern.

Umgebung

Einer der Kernwerte von Samsara ist der langfristige Aufbau, wobei Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil ist. Wie auf der Samsara-Nachhaltigkeitswebseite näher erläutert wird, hat sich Samsara verpflichtet, erstklassige Produkte zu entwickeln, die seinen Kunden helfen, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, und verfolgt dasselbe Ziel für seine eigenen Geschäftspraktiken. Geschäftspartner müssen geeignete Standards zum Schutz der Umwelt einführen und gemäß den folgenden Leitprinzipien handeln:

• Einhaltung der geltenden Umweltstandards, -vorschriften und -gesetze – Geschäftspartner müssen die für die Aktivitäten des Geschäftspartners relevanten Gesetze für den gesamten Beschaffungs- und Produktionszyklus kennen und einhalten: Materialbeschaffung – Herstellung – Logistik – Entsorgung. Dazu gehören die Einholung der erforderlichen Genehmigungen und die Einhaltung etwaiger Meldepflichten.

• Abfallvermeidung und Abfallmanagement – Von Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie verantwortungsbewusst mit Abfällen umgehen und separate Entsorgungsprozesse für gefährliche und ungefährliche Abfälle aufrechterhalten.

• Effiziente Ressourcennutzung – Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie Schritte unternehmen, um ihre Klimarisiken zu verstehen, ihre Umweltauswirkungen zu minimieren und Richtlinien zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen umzusetzen. Von den Geschäftspartnern wird erwartet, dass sie Schritte unternehmen, um ihre Klimarisiken zu verstehen, ihre Umweltauswirkungen zu minimieren und Richtlinien zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen umzusetzen.

• Verantwortungsvolle Materialbeschaffung – Geschäftspartner sollten Richtlinien aufrechterhalten, die in angemessener Weise sicherstellen, dass Materialien, die zur Herstellung von Samsara-Produkten verwendet werden, weder direkt noch indirekt bewaffneten Gruppen oder anderen illegalen und/oder schädlichen Bestrebungen zugute kommen. Dies umfasst die Compliance mit der EU-Verordnung über Konfliktmineralien und Abschnitt 1502 des Dodd-Frank Act in seiner geänderten Fassung.

Auswahl von Geschäftspartnern und Vergabe von Unteraufträgen

Die Verfahren zur Bewertung und Auswahl von Geschäftspartnern beinhalten eine Beurteilung der Geschäftspraktiken und Unternehmenswerte des Geschäftspartners, einschließlich der folgenden Überprüfungen:

• Geschäftsbewertung des Geschäftspartners – Am besten geeignete Produkte und Dienstleistungen, um unsere Anforderungen zu erfüllen.

• Kommerzielle Überprüfung – Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu den Ausgaben.

• Sicherheitsüberprüfung – Überprüfung der Sicherheitsarchitektur.

• Rechtliche Überprüfung – Überprüfung der Bedingungen und Konditionen.

• Finanzielle Überprüfung – Überprüfung des wirtschaftlichen Werts und der Finanzierung.

Gegebenenfalls kann Samsara Geschäftspartner einladen, an einem wettbewerbsorientierten Ausschreibungsverfahren teilzunehmen. Samsara erwartet von seinen Geschäftspartnern, dass sie den Standardvertragsunterlagen von Samsara zustimmen. Samsara kann jedoch nach eigenem Ermessen entscheiden, bestimmte Vereinbarungen von Geschäftspartnern ganz oder teilweise zu übernehmen.

Wenn es Ihnen gemäß Ihrem Vertrag mit Samsara gestattet ist, Aufgaben an Unterauftragnehmer zu delegieren, wird von Ihnen erwartet (und Sie sind möglicherweise gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet), ein ähnliches Maß an Sorgfalt bei ihnen walten zu lassen und alle angemessenen gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen weiterzugeben (einschließlich spezieller Bestimmungen, die bei der Erbringung von Dienstleistungen für staatliche Auftragnehmer erforderlich sein können, wie z. B. die Compliance mit Abschnitt 889 des National Defense Authorization Act von 2019). Sie sind dann dafür verantwortlich, die Einhaltung der von Ihnen übertragenen Verpflichtungen durch Ihre Unterauftragnehmer zu überwachen und durchzusetzen. 

Training und Durchsetzung

Unsere Geschäftspartner müssen die oben genannten Bereiche durch Programme umsetzen, die über den bloßen Wortlaut auf einer Seite hinausgehen. Sie müssen über Programme verfügen, die ihre Mitarbeiter wirksam auf die relevanten Anforderungen schulen, und müssen ihre Richtlinien und Verfahren durch wirksame Kontrolle durchsetzen.

Keine Schaffung von Rechten Dritter

Dieser Kodex schafft keine neuen oder zusätzlichen Rechte für Dritte (oder deren Begünstigte), einschließlich der Mitarbeiter von Geschäftspartnern. Dieser Kodex ergänzt, hebt jedoch nicht die im Vertrag zwischen Samsara und dem Geschäftspartner festgelegten Rechte und Pflichten auf. 

Fragen und Berichterstattung

Sollten Sie Fragen zu diesem Kodex haben, wenden Sie sich bitte an bpcodeofconduct@samsara.com. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Geschäftspartner gegen diesen Kodex oder die Prinzipien dieses Kodex verstoßen hat, können Sie anonym über unsere Whistleblower-Hotline einen Bericht an Samsara senden.