Gedragscode voor zakenpartners van Samsar.

Inleiding

Samsara verbindt zich ertoe om in overeenstemming met zijn missie en culturele principes te handelen. Wij geloven dat handelen volgens de hoogste ethische normen niet alleen juist is, maar ons ook helpt om op de lange termijn succesvol te zijn. Samsara hecht veel waarde aan de relaties met zijn zakenpartners, verkopers en leveranciers. Als vertrouwde Samsara-dienstverlener speelt u een belangrijke rol bij het nakomen van onze beloften aan onze klanten, werknemers en gemeenschappen.

Wij verwachten van onze zakenpartners dat ze zich op dezelfde manier inzetten voor die hoogste ethische normen. In deze gedragscode voor zakenpartners (hierna ‘de gedragscode’) wordt beschreven dat Samsara van zijn zakenpartners, leveranciers, consultants, dienstverleners en hun dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, onderaannemers en indirecte leveranciers (hierna ‘zakenpartners’) eist dat ze (i) Samsara’s missie bevorderen en faciliteren om de veiligheid, efficiëntie en duurzaamheid te vergroten van de activiteiten waarop onze economie draait en (ii) het eens zijn met Samsara’s culturele waarden van klantimpact, winnen als een team, voortdurende verbetering en bouwen voor de lange termijn.

Samsara kan de zakenpartners vragen om de naleving van deze gedragscode zelf te beoordelen en de zakenpartners verstrekken deze zelfbeoordeling onmiddellijk aan Samsara. De naleving van deze gedragscode door de zakenpartners kan door Samsara worden gecontroleerd en Samsara kan besluiten om passende maatregelen te nemen als de zakenpartners zich niet langer aan de letter en/of de geest van deze gedragscode houden. Neem contact op met bpcodeofconduct@samsara.com als zich in de loop van onze zakelijke relatie een situatie voordoet die van invloed kan zijn op uw vermogen om ons een dienst te verlenen die in overeenstemming is met onze culturele waarden of deze gedragscode. Als u niet voldoet aan de principes en normen die in deze gedragscode zijn uiteengezet, kan dit voor Samsara reden zijn om uw relatie of overeenkomst met ons te beëindigen.

Verplichting tot ethiek en naleving

Samsara leeft de toepasselijke wetten, regels en voorschriften strikt na, ongeacht het soort dienst dat we leveren of de plaats waar de dienst wordt geleverd. Om voor naleving te zorgen, hebben we een robuust ethiek- en nalevingsprogramma, waarvan onze interne gedragscode de hoeksteen vormt. Als voorwaarde voor indiensttreding moeten alle werknemers onze interne gedragscode en andere beleidsregels van het bedrijf onderschrijven. 

Deze gedragscode moet worden gelezen in combinatie met toepasselijke wetgeving en relevante contractuele afspraken. Zakenpartners moeten voldoen aan alle wetten, voorschriften en industrienormen die van toepassing zijn waar elk van deze zakenpartners gevestigd is en zaken doet. 

Zakenpartners moeten zich daarnaast houden aan de toepasselijke VN-verdragen en hebben de plicht om vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens te beschermen en beveiligen en voorzorgsmaatregelen te nemen voordat ze met iemand worden gedeeld. Alle zakenpartners eerbiedigen alle intellectuele eigendomsrechten van Samsara en derden.

Als de naleving van een bepaling van deze gedragscode zou leiden tot een overtreding van wet- of regelgeving, moeten zakenpartners de toepasselijke wet- of regelgeving volgen. Als de gedragscode strijdig is met een overeenkomst met een zakenpartner, prevaleert de overeenkomst met de zakenpartner.

Wetten en ethiek

Samsara verbindt zich ertoe aan de hoogste normen op het gebied van ethiek, naleving, eerlijkheid en integriteit te voldoen en streeft naar zakelijke relaties die gebaseerd zijn op vertrouwen, transparantie en wederzijdse verantwoordelijkheid. Zakenpartners moeten een geschikt corporate governance-programma hebben dat ervoor zorgt dat ze dezelfde waarden in hun bedrijfsactiviteiten naleven, onder andere door:

• Geschenken en zakelijke integriteit - Dit omvat het naleven van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act, de Britse Anti-Bribery Act en andere anti-omkopings- en anticorruptiewetten, het vermijden van (vermeende) belangenverstrengeling, het toestaan van nauwkeurige en volledige praktijken voor het bijhouden en openbaar maken van gegevens, het eerlijk en ethisch concurreren met de activiteiten van Samsara, het beschermen van de reputatie van Samsara of eigendommen die aan hen zijn toevertrouwd. Zakenpartners hebben een beleid met betrekking tot zakendoen met Samsara dat het geven en accepteren van geschenken (bijv. contant geld of equivalenten daarvan, waaronder vermaak, cadeaubonnen, productkortingen en niet zakelijke activiteiten) verbiedt en een proces om schendingen van dit beleid te onderzoeken en te melden.

• Bescherming van intellectuele eigendom - Zakenpartners eerbiedigen intellectuele- eigendomsrechten en beschermen klantgegevens. Zakenpartners beheren technologie en knowhow op een manier die intellectuele-eigendomsrechten beschermt.

• Bescherming van klokkenluiders en anonieme klachten - Zakenpartners zorgen ervoor dat werknemers een effectief mechanisme hebben om klachten te melden en dat een open communicatie tussen directie en werknemers mogelijk maakt. Zakenpartners voorkomen en bestrijden ook represailles tegen werknemers die te goeder trouw zorgen uiten of melden en voeren mechanismen in om dergelijke klachten snel en grondig, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te onderzoeken.

• Verantwoordelijkheid van de toeleveringsketen - Zakenpartners werken samen met hun eigen zakenpartners om zakelijk gedrag te bevorderen dat in overeenstemming is met deze gedragscode en houden hun onderaannemers en agenten aan de normen en praktijken die onder deze gedragscode vallen.

• Handel met voorkennis - Als zakenpartner kan informatie aan u worden toevertrouwd die nog niet (of misschien wel nooit) openbaar is gemaakt. Deze informatie kan van invloed zijn op onze waardering of de beurskoers en/of waardering van andere bedrijven. Onze ethische normen (en de wet) verbieden u ten strengste om op basis van dergelijke informatie te handelen. Dit geldt niet alleen direct voor u en uw werknemers, maar ook voor familie, vrienden of anderen die op basis van de informatie beleggingsbeslissingen kunnen nemen. Als u toegang hebt tot dergelijke informatie, wordt van u verwacht dat u deze vertrouwelijk behandelt en er uiterst zorgvuldig en discreet mee omgaat. 

• Naleving van de wetten op bedrijfsmisdrijven - Dit houdt in dat u de Britse Criminal Finances Act en andere belastingontduikingswetten naleeft en ervoor zorgt dat uw eigen werknemers, agenten en zakenpartners dergelijke wetten naleven. Verantwoord en conform gebruik van technologie/producten -Zakenpartners maken waar mogelijk gebruik van technologie om de efficiëntie binnen hun organisatie te vergroten. Zakenpartners gebruiken technologie op een verantwoorde en conforme manier. Met betrekking tot kunstmatige intelligentie (AI) bijvoorbeeld wordt door de zakenpartners een betrouwbaar en conform governancekader voor AI ontwikkeld en vastgesteld dat bestaat uit processen, methodes, controles en ondersteunende tools om meer vertrouwen en transparantie in de volledige levenscyclus en het gebruik van de betreffende AI te creëren.

Nationale, lokale en op onderwijs gerichte overheidsinstanties 

Overheidsinstanties vertrouwen de bescherming van hun essentiële informatie aan Samsara toe. Hoewel we bij al onze klanten met de hoogste mate van integriteit handelen, brengt dienstverlening aan de overheid vaak extra verplichtingen met zich mee, die aan u als onze vertrouwde zakenpartner kunnen worden doorgegeven. Wanneer u namens Samsara diensten aan nationale, regionale of lokale overheden verleent, kunt u onderworpen zijn aan specifieke eisen met betrekking tot lonen, werktijden, arbeidsomstandigheden, prijzen, geschenken, lobbyen, belangenverstrengeling of de juiste omgang met informatie. Er kunnen ook unieke operationele eisen of beperkingen gelden met betrekking tot de personen die gekwalificeerd (of toegestaan) zijn om diensten te verlenen. Het is uw verantwoordelijkheid om de nalevingsverplichtingen bij dienstverlening aan de overheid te begrijpen en u eraan te houden, ongeacht of deze direct op grond van de wet of via uw contract met Samsara op u van toepassing zijn.

Privacy, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Bij Samsara hanteren we de hoogste normen voor de beveiliging en bescherming van gegevens en investeren we voortdurend in onze infrastructuur en processen om onze klanten de veiligste oplossingen in de sector te kunnen bieden, zoals nader uiteengezet op onze pagina over de verplichting om de privacy van klanten te beschermen. Wij verbinden ons ertoe om transparant te zijn over onze privacybeveiligingspraktijken. Samsara’s beveiligingsprogramma van wereldklasse is gebaseerd op het concept van verdediging in de diepte: onze organisatie en de gegevens van onze klanten op meerdere lagen beveiligen. 

Wanneer u namens ons met informatie omgaat – of die nu van onze werknemers of onze klanten is – eisen we dat u deze vertrouwelijk behandelt, alleen voor toegestane doeleinden gebruikt en de hoogste niveaus van gegevensbescherming toepast. 

Als onderdeel van deze verplichting kan van u worden verlangd dat u effectieve fysieke, technische en administratieve controles handhaaft en aantoont met betrekking tot de privacy en beveiliging van de gegevens die u verwerkt. Afhankelijk van de diensten die u levert en de informatie die u namens ons verwerkt, kan ook van u worden verlangd dat u aanvullende passende waarborgen implementeert. 

Arbeid, dienstverband en mensenrechten

Samsara zet zich in voor de bescherming van arbeidsrechten, rechten van werknemers en mensenrechten, zoals nader uiteengezet in zijn Verklaring inzake moderne slavernij. Samsara respecteert de normen die zijn vastgelegd in de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (‘IAO’) en de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (‘UVRM’) en verwacht van zijn zakenpartners dat ze in overeenstemming daarmee handelen.

Zakenpartners moeten handelen in overeenstemming met de volgende richtlijnen:

• Vrijwaring van discriminatie, intimidatie en/of misbruik - zowel binnen hun eigen organisatie als in de omgang met externe partijen, zoals Samsara-werknemers. Samsara stimuleert en verwacht van zijn zakenpartners dat ze gelijke arbeidskansen voor alle personen bevorderen, zonder discriminatie, intimidatie, misbruik, lijfstraffen of onmenselijke behandeling, in strikte overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

• Vrijheid van arbeidskeuze - Samsara verwacht van zijn zakenpartners dat ze handelen in overeenstemming met alle toepasselijke regelgeving op het gebied van moderne slavernij. Samsara tolereert geen onvrijwillige of dwangarbeid of mensenhandel.

• Vrijwaring van arbeid door minderjarigen, bescherming van jonge en studerende werknemers - Samsara tolereert geen kinderarbeid. Zakenpartners zijn verplicht om werknemers in dienst te nemen die de minimumleeftijd hebben om te werken in het land waar het werk wordt uitgevoerd. 

• Naleving van de loon- en arbeidstijdenwetgeving - Samsara eist van al zijn zakenpartners dat ze hun werknemers een leefbaar loon betalen, zodat ze in aanvaardbare omstandigheden kunnen leven. Werknemers mogen niet worden verplicht om meer uren te werken dan het maximumaantal uren dat is toegestaan volgens de lokale wet- en regelgeving. Overwerk moet plaatsvinden met voorafgaande toestemming van de persoon in kwestie en moet naar behoren worden gecompenseerd volgens de lokale wetgeving.

• Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen Zakenpartners staan vrijelijk de wettelijke rechten van werknemers toe om zich met anderen te verenigen, organisaties naar eigen keuze op te richten en zich daarbij aan te sluiten (of zich niet daarbij aan te sluiten) en collectief te onderhandelen, zonder inmenging, discriminatie, represailles of intimidatie. Werknemers mogen niet worden gestraft of onderworpen aan pesterijen of intimidatie wegens de geweldloze uitoefening van hun recht om dergelijke legale organisaties op te richten, zich daarbij aan te sluiten of zich niet daarbij aan te sluiten.

• Mensen met respect en waardigheid behandelen - Dit betekent dat u achter Samsara staat om voorrang te geven aan d veiligheid, het welzijn en de waardigheid van alle personen, wier talenten en harde werk Samsara helpen om de beste producten en diensten in hun klasse te leveren.

Samsara zal niet bewust steun verlenen aan of zaken doen met zakenpartners die betrokken zijn bij activiteiten die in strijd zijn met de letter en/of de geest van de hierboven vermelde principes. Binnen de organisatie van de zakenpartner moeten passende procedures aanwezig zijn en gehandhaafd worden om inbreuken op deze principes en normen aan te pakken.

Diversiteit en inclusie 

Samsara zet zich in voor een diverse, rechtvaardige en inclusieve werkplek. Hoe we dit willen bereiken, wordt nader uiteengezet op Samsara’s speciale webpagina over diversiteit. Zakenpartners moeten instemmen met deze verplichting.

Samsara verwacht ook van zijn zakenpartners dat ze bij de doorlichting, werving of tewerkstelling niet discrimineren op basis van ras, huidskleur, leeftijd, geslacht, genderidentiteit, genderexpressie, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, etniciteit, nationaliteit, kaste, handicap, genetische informatie, medische aandoening, zwangerschap, godsdienst, politieke overtuiging, vakbondslidmaatschap, veteranenstatus of fysiek voorkomen. Daarnaast verwacht Samsara van zijn zakenpartners dat ze zich inzetten om een cultuur van diversiteit, gelijkheid en inclusie te identificeren, meten en verbeteren via alle aspecten van het beheer van de werkplek.

Veiligheid en gezondheid

Een van de kernprincipes van Samsara is het verhogen van de veiligheid van de activiteiten waarop onze economie draait. Zakenpartners moeten handelen in overeenstemming met de volgende richtlijnen:

• Voldoen aan en beheren van veiligheid en gezondheid op het werk - Alle zakenpartners moeten een veilige werkomgeving bieden en handhaven en een betrouwbaar veiligheids- en gezondheidsbeleid in hun bedrijfsvoering integreren. Hun gebouwen en faciliteiten moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevingseisen, waaronder het verkrijgen van vereiste vergunningen, goedkeuringen, autorisaties en certificeringen.

• Voorbereid zijn op noodsituaties - Zakenpartners moeten ervoor zorgen dat hun kantoren en fabrieken een passend rampenplan hebben. 

• Incidentenbeheer - Zakenpartners hebben een systeem voor werknemers om veiligheids- en gezondheidsincidenten en bijna ongevallen te melden en een systeem om dergelijke meldingen te onderzoeken, volgen en beheren. Zakenpartners voeren corrigerende actieplannen uit om risico’s te beperken, noodzakelijke medische behandeling te bieden en de terugkeer van werknemers naar hun werk te vergemakkelijken.

Milieu

Een van de kernwaarden van Samsara is bouwen voor de lange termijn en duurzaamheid is daar een belangrijk onderdeel van. Zoals nader uiteengezet op Samsara’s webpagina over duurzaamheid verbindt Samsara zich ertoe om de beste producten te maken die zijn klanten helpen hun ecologische voetafdruk te verkleinen en streeft Samsara hetzelfde doel na voor zijn eigen bedrijfsvoering. Zakenpartners moeten passende normen implementeren om het milieu te beschermen en te handelen in overeenstemming met de volgende richtlijnen:

• Naleving van toepasselijke normen, voorschriften en wetten op milieugebied - Zakenpartners moeten zich bewust zijn van en houden aan de wetten die relevant zijn voor de activiteiten van de zakenpartner voor de gehele inkoop- en productiecyclus: inkoop van materialen – productie – logistiek – verwijdering. Dit omvat het verkrijgen van vereiste vergunningen en het voldoen aan rapportage-eisen.

• Afvalbeperking en -beheer - Van zakenpartners wordt verwacht dat ze op een verantwoorde manier omgaan met afval en dat ze de processen voor het beheer van gevaarlijk en niet-gevaarlijk afval gescheiden houden.

• Efficiënte inzet van middelen - Van zakenpartners wordt verwacht dat ze stappen ondernemen om inzicht te krijgen in hun klimaatrisico’s, om hun invloed op het milieu te minimaliseren en om beleid te implementeren dat de uitstoot van broeikasgassen vermindert. Van zakenpartners wordt ook verwacht dat ze actief processen implementeren om minder materialen te gebruiken en materialen te hergebruiken en recyclen tijdens hun productie-/dienstencycli.

• Verantwoorde inkoop van materialen - Zakenpartners moeten een beleid voeren dat redelijkerwijs garandeert dat materialen die gebruikt worden om Samsara-producten te maken niet direct of indirect ten goede komen aan gewapende groepen of andere illegale en/of schadelijke activiteiten. Dit omvat naleving van de Europese conflictmineralenverordening en Section 1502 van de Dodd-Frank Act, zoals gewijzigd.

Selectie van zakenpartners en onderaanneming

De procedures voor de evaluatie en selectie van zakenpartners omvatten een beoordeling van de bedrijfspraktijken en ondernemingswaarden van de zakenpartner, waaronder de volgende beoordelingen:

• Bedrijfsbeoordeling van de zakenpartner – De best passende producten en diensten om aan onze behoeften te voldoen.

• Commerciële beoordeling – Beste waarde versus uitgaven.

• Beveiligingsbeoordeling – Beoordeling van de beveiligingsarchitectuur.

• Juridische beoordeling – Beoordeling van de algemene voorwaarden.

• Financiële beoordeling – Beoordeling van de economische waarde en financiering.

Waar nodig kan Samsara zakenpartners uitnodigen om deel te nemen aan een concurrerende biedingsprocedure. Samsara verwacht van zijn zakenpartners dat ze instemmen met de standaardcontractdocumenten van Samsara, maar kan naar eigen goeddunken besluiten de overeenkomsten van specifieke zakenpartners volledig of gedeeltelijk over te nemen.

Onze zakenpartners moeten de bovengenoemde punten aanpakken door middel van programma’s die verder gaan dan woorden op een pagina. Ze moeten programma’s hebben die hun werknemers effectief trainen in de relevante eisen en ze moeten hun beleid en procedures handhaven door middel van zinvol toezicht.

Geen vestiging van rechten van derden

Deze gedragscode vestigt geen nieuwe of aanvullende rechten voor derden (of hun begunstigden), met inbegrip van werknemers van zakenpartners. Deze gedragscode is een aanvulling op de rechten en plichten die contractueel

Vragen en meldingen

Mocht u vragen hebben over deze gedragscode, dan kunt u contact opnemen met bpcodeofconduct@samsara.com. Als u van mening bent dat een zakenpartner inbreuk heeft gemaakt op deze gedragscode of de geest ervan, kunt u dit anoniem bij Samsara melden via onze hotline voor klokkenluiders.