Gedragscode voor zakelijke partners van Samsara

Inleiding

Samsara zet zich in om te handelen in overeenstemming met onze missie en culturele principes. Wij zijn van mening dat handelen volgens de hoogste ethische normen niet alleen het juiste is om te doen, maar ons ook helpt om succes op de lange termijn te behalen. Samsara hecht veel waarde aan de relaties van zakenpartners, wederverkopers en leveranciers, en als vertrouwde Samsara-serviceprovider speelt u een sleutelrol om ons in staat te stellen onze verplichtingen jegens onze klanten, onze medewerkers en onze gemeenschappen na te komen. 

Wij verwachten van onze zakelijke partners dat zij hier een vergelijkbare waarde aan hechten en zich inzetten om de hoogste ethische normen te hanteren. Deze gedragscode voor zakenpartners (hierna "Code") zet de vereisten van Samsara uiteen dat onze zakenpartners, leveranciers, consultants en dienstverleners, evenals hun dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, onderaannemers en nest-tier leveranciers (hierna "Zakenpartners") (i) Samsara's missie bevorderen en faciliteren om de veiligheid, efficiëntie en duurzaamheid van de activiteiten die onze economie aandrijven te vergroten en (ii) in overeenstemming zijn met Samsara's culturele waarden van impact op de klant, winnen als team, continu verbeteren en bouwen voor op de lange termijn.

Samsara kan zijn Zakelijke Partners verzoeken om een zelfevaluatie te verstrekken over hun naleving (compliance) van deze Code. Deze zelfevaluatie dient onmiddellijk te worden verstrekt. De naleving (compliance) van deze Code door de Zakelijke Partners kan door Samsara worden gecontroleerd en Samsara kan besluiten passende maatregelen te nemen als de Zakelijke Partners zich niet langer aan de letter en/of de geest van deze Code houden. Als er zich in de loop van onze zakelijke relatie een situatie voordoet die van invloed kan zijn op uw vermogen om ons een dienst te verlenen die in overeenstemming is met onze culturele waarden of deze Code, neem dan contact met ons op via bpcodeofconduct@samsara.com. Als u zich niet aan de principes en normen van deze Code houdt, kan dit voor Samsara reden zijn om uw relatie of overeenkomst met ons te beëindigen.

Belofte inzake ethiek en compliance

Samsara werkt in strikte overeenstemming met de toepasselijke wetten, regelgeving en voorschriften – ongeacht het type dienstverlening dat we leveren of waar deze wordt geleverd. Om naleving (compliance) te waarborgen, beschikken wij over een uitgebreid ethiek en nalevingsprogramma, waarvan onze interne Gedragscode de hoeksteen vormt. Als arbeidsvoorwaarde moeten alle werknemers onze interne Gedragscode en andere beleidsregels van het bedrijf onderschrijven. 

Deze Code moet worden gelezen in samenhang met de toepasselijke wetten en relevante contractuele afspraken. Zakelijke Partners moeten voldoen aan alle toepasselijke wetten, regelgeving en industriële normen op de locaties waar zij zich bevinden en zakendoen. Bovendien moeten Zakelijke Partners voldoen aan de toepasselijke verdragen van de Verenigde Naties en zij hebben de plicht om vertrouwelijke informatie en persoonlijke gegevens te beschermen en te beveiligen, en voorzorgsmaatregelen te nemen voordat zij deze met anderen delen. Alle Zakelijke Partners dienen alle intellectuele eigendomsrechten van Samsara en derden te respecteren. 

Als naleving (compliance) van een bepaling van deze Code zou leiden tot een overtreding van wet- of regelgeving, moeten Zakelijke Partners de toepasselijke wet- of regelgeving volgen. Wanneer de Code en een overeenkomst met een Zakelijke Partner in strijd zijn met elkaar, prevaleert de overeenkomst met de Zakelijke Partners.

Wetgeving en ethiek

Bij Samsara streven we ernaar de hoogste normen op het gebied van ethiek, compliance, eerlijkheid en integriteit te handhaven, en streven we naar zakelijke relaties die zijn gebaseerd op vertrouwen, transparantie en wederzijdse verantwoordingsplicht. Zakelijke Partners moeten een passend corporate governanceprogramma hebben dat ervoor zorgt dat zij dezelfde waarden naleven in hun zakelijke activiteiten, onder andere door:

• Giften en zakelijke integriteit - Dit omvat naleving van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act, de Britse Anti-Bribery Act en andere anti-omkopings- en anticorruptiewetten, het vermijden van (vermeende) belangenconflicten, het waarborgen van een nauwkeurige en volledige administratie en openbaarmaking hiervan, eerlijke en ethische concurrentie met Samsara's zakelijke activiteiten, en het beschermen van Samsara's reputatie of eigendommen die aan hen zijn toevertrouwd. Zakelijke Partners moeten een beleid hebben met betrekking tot de relatie met Samsara, dat het geven en aannemen van geschenken verbiedt (bijvoorbeeld contant geld of andere liquide middelen, waaronder entertainment, cadeaubonnen, productkortingen en niet-zakelijke activiteiten) en een procedure om overtredingen van dat beleid te onderzoeken en te rapporteren.

• Bescherming van intellectueel eigendom - Zakelijke Partners moeten intellectuele eigendomsrechten respecteren en klantgegevens beschermen. Zakelijke Partners moeten over technologie en knowhow beschikken, zodat ze intellectuele eigendomsrechten kunnen beschermen.

• Bescherming van klokkenluiders en anonieme klachten - Zakelijke Partners dienen ervoor te zorgen dat werknemers een effectief mechanisme hebben om klachten te melden en dat open communicatie tussen het management en werknemers mogelijk maakt. Zakelijke Partners moeten ook represailles voorkomen tegen werknemers die te goeder trouw hun zorgen uiten of rapporteren, en mechanismen implementeren om hun klachten snel en grondig te onderzoeken, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

• Verantwoordelijkheid in de toeleveringsketen - Zakelijke Partners werken samen met hun eigen partners om gedrag te bevorderen dat in overeenstemming is met deze Code en ze houden hun onderaannemers en agenten aan de normen en procedures die onder deze Code vallen. 

• Handel met voorkennis - Als Zakelijke Partner kunt u de beschikking krijgen over informatie die nog niet openbaar is gemaakt (of misschien nooit openbaar wordt gemaakt). Deze informatie kan van invloed zijn op onze waarde, of de aandelenkoers en/of waarde van andere bedrijven. Onze ethische normen (en de wet) verbieden u ten strengste om te handelen op basis van dergelijke informatie. Dit geldt niet alleen voor u en uw werknemers, maar ook voor familie, vrienden of anderen die op basis van deze informatie beslissingen over beleggingen kunnen nemen. Als u toegang hebt tot dergelijke informatie, wordt van u verwacht dat u deze vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorg behandelt. 

• Naleving van wetgeving inzake bedrijfscriminaliteit - Dit omvat naleving van de UK Criminal Finances Act en andere wetgeving inzake belastingontduiking. Daarnaast dient u ervoor te zorgen dat uw eigen werknemers, agenten en Zakelijke Partners dergelijke wetgeving naleven.

Staats-, lokale en onderwijs- (SLED) overheidsinstanties 

Overheidsinstanties vertrouwen op Samsara om hun vitale informatie te beschermen. Hoewel wij met de hoogste mate van integriteit omgaan met al onze klanten, brengt dienstverlening aan de overheid vaak extra verplichtingen met zich mee, die als onze vertrouwde Zakelijke Partner aan u kunnen worden doorgegeven. Als u namens Samsara diensten verleent aan federale, provinciale of lokale overheden, kunt u onderworpen worden aan specifieke vereisten met betrekking tot lonen, werktijden, arbeidsomstandigheden, prijzen, geschenken, lobbyen, belangenconflicten of de juiste verwerking van informatie. Er kunnen ook unieke operationele vereisten zijn, of beperkingen voor welke individuen gekwalificeerd (of toegestaan) zijn om diensten te verlenen. Het is uw verantwoordelijkheid om verplichtingen inzake compliance, die bij het verlenen van diensten aan de overheid horen, te begrijpen en na te leven, ongeacht of deze rechtstreeks op u van toepassing zijn op grond van de wet of via uw contract met Samsara. 

Privacy, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Samsara houdt gegevensbeveiliging en privacy volgens de hoogste normen en investeert voortdurend in onze infrastructuur en processen om onze klanten de veiligste oplossingen in de sector te bieden, zoals verder beschreven op onze pagina Toewijding aan de bescherming van de privacy van klanten. We doen er alles aan om transparant te zijn over onze privacybeveiligingspraktijken. Samsara's beveiligingsprogramma van wereldklasse draait om het concept van verdediging in de diepte: het beveiligen van onze organisatie en de gegevens van onze klanten op meerdere lagen. 

Als u namens ons informatie verwerkt – of het nu gaat om informatie van onze werknemers of onze klanten – eisen wij dat u deze vertrouwelijk houdt, deze alleen voor geautoriseerde doeleinden gebruikt en de hoogste mogelijke mate van gegevensbescherming toepast. 

Als onderdeel van deze verbintenis kan van u worden verlangd dat u effectieve fysieke, technische en administratieve controles houdt met betrekking tot de privacy en beveiliging van de gegevens die u beheert, en ook kunt aantonen dat u dit doet. Afhankelijk van de diensten die u levert en de informatie die u namens ons verwerkt, kan het zijn dat u ook aanvullende passende beveiligingsmaatregelen moet implementeren. 

Arbeid, werkgelegenheid en mensenrechten

Samsara zet zich in voor de bescherming van arbeid, werkgelegenheid en mensenrechten, zoals wordt beschreven in onze Verklaring inzake moderne slavernij. Samsara respecteert de normen die zijn vastgelegd in de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie ("ILO") en in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens ("UDHR") van de Verenigde Naties, en verwacht van haar Zakelijke Partner dat zij in overeenstemming hiermee handelen. 

Zakelijke Partners moeten handelen in overeenstemming met de volgende leidende principes:

• Vrijwaring van discriminatie, intimidatie en/of misbruik - zowel binnen hun eigen organisatie als tijdens interactie met externe partijen, zoals medewerkers van Samsara. Samsara bevordert en verwacht van haar Zakelijke Partners dat zij aan iedereen gelijke kansen op werk bieden, zonder discriminatie, intimidatie, misbruik, lijfstraffen of onmenselijke behandeling, in strikte overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

• Vrijheid om werk te kiezen - Samsara verwacht van haar Zakelijke Partners dat ze handelen in overeenstemming met alle toepasselijke regelgeving inzake moderne slavernij. Samsara tolereert geen onvrijwillige of gedwongen arbeid, of mensenhandel.

• Vrijwaring van arbeid door minderjarigen, bescherming van jonge en studerende werknemers - Samsara tolereert kinderarbeid niet. Zakelijke Partners zijn verplicht om werknemers in dienst te nemen die de minimumleeftijd hebben om te mogen werken in het land waar het werk wordt uitgevoerd. 

• Naleving van wetgeving inzake loon en arbeidstijden - Samsara verlangt van al haar Zakelijke Partners dat zij hun werknemers een loon betalen, waarmee zij aanvaardbare levensomstandigheden kunnen creëren. Werknemers mogen niet worden verplicht om meer te werken dan het maximale aantal uren dat is toegestaan door de lokale wet- en regelgeving. Voor eventuele overuren moet toestemming worden verkregen van de werknemer en deze uren moeten op passende wijze worden gecompenseerd conform de lokale wetgeving.

• Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen - Zakelijke Partners bieden werknemers de wettelijke vrijheid om zich te verenigen, organisaties van hun eigen keuze op te richten en zich daarbij aan te sluiten (of zich daarbij niet aan te sluiten), en collectief te onderhandelen, zonder inmenging, discriminatie, vergelding of intimidatie. Werknemers mogen niet worden gestraft, lastiggevallen of geïntimideerd als ze op geweldloze wijze hun recht uitoefenen om dergelijke legale organisaties op te richten, zich daarbij aan te sluiten of zich daarbij niet aan te sluiten.

• Behandel mensen met respect en waardigheid - Dit houdt in dat Samsara zich inzet voor de veiligheid, het welzijn en de waardigheid van alle individuen, die hun talent inzetten om Samsara te helpen om hoogwaardige producten en diensten te leveren.

Samsara doet niet willens en wetens zaken met Zakelijke Partners die betrokken zijn bij activiteiten die in strijd zijn met de letter en/of de geest van de hierboven vermelde principes. Binnen de organisatie van de Zakelijke Partner moeten passende procedures aanwezig zijn en worden gehandhaafd om eventuele schendingen van de bovengenoemde principes en normen aan te pakken.

Diversiteit en inclusie 

Samsara streeft ernaar een diverse, rechtvaardige en inclusieve werkplek op te bouwen. Hoe we dit willen doen, wordt toegelicht op de speciale website over Diversiteit. Zakelijke Partners moeten hier ook naar streven.

Samsara verwacht ook van haar Zakelijke Partners dat zij niet discrimineren bij screening, werving of tewerkstelling, met name op basis van ras, huidskleur, leeftijd, geslacht, gender, genderidentiteit, genderexpressie, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, etniciteit, nationaliteit, kaste, handicap, genetische informatie, medische aandoening, zwangerschap, religie, politieke overtuiging, vakbondslidmaatschap, veteranenstatus of fysieke verschijning. Daarnaast verwacht Samsara van zijn Zakelijke Partners dat zij zich ervoor inzetten om een cultuur van diversiteit, gelijkheid en inclusie op te bouwen, en dit ook te meten en te verbeteren.

Gezondheid en veiligheid

Een van de kernprincipes van Samsara is om de veiligheid van de activiteiten die onze economie aandrijven te vergroten. Zakelijke Partners moeten handelen in overeenstemming met de volgende leidende principes:

• Voldoen aan en beheren van gezondheid en veiligheid op het werk - Alle Zakelijke Partners moeten een veilige werkomgeving bieden en onderhouden, en een betrouwbaar gezondheids- en veiligheidsbeleid integreren. Hun gebouwen en faciliteiten moeten voldoen aan de relevante wettelijke en regelgevende vereisten, waaronder het verkrijgen van alle vereiste vergunningen, goedkeuringen, autorisaties en certificeringen. 

• Wees voorbereid op noodsituaties - Zakelijke Partners moeten ervoor zorgen dat hun kantoren en fabrieken beschikken over een geschikt noodplan. 

• Incidentenbeheer - Zakelijke Partners moeten beschikken over een systeem waarmee werknemers gezondheids- en veiligheidsincidenten en bijna-ongevallen kunnen melden, en over een systeem om dergelijke rapporten te onderzoeken, op te volgen en te beheren. Zakelijke Partners voeren corrigerende maatregelen uit om risico's te beperken, de nodige medische behandeling te bieden en de terugkeer van werknemers op de werkvloer te vergemakkelijken.

Omgeving

Een van de kernwaarden van Samsara is een bedrijf opbouwen voor de lange termijn en duurzaamheid is daar een belangrijk onderdeel van. Zoals nader beschreven op de speciale website over duurzaamheid, zet Samsara zich in voor het creëren van de beste producten in hun klasse die klanten helpen hun ecologische voetafdruk te verkleinen. Daarnaast heeft Samsara hetzelfde doel voor haar eigen activiteiten. Zakelijke Partners moeten passende normen implementeren om het milieu te beschermen en te handelen in overeenstemming met de volgende leidende principes:

• Compliance met de toepasselijke milieunormen, -voorschriften en -wetgeving - Zakelijke Partners moeten op de hoogte zijn van en zich houden aan de wetten die relevant zijn voor hun activiteiten gedurende de gehele inkoop- en productiecyclus: materiaalinkoop – productie – logistiek – verwijdering. Dit omvat het verkrijgen van de vereiste vergunningen en voldoen aan eventuele rapportageverplichtingen.

• Afvalbeperking en -beheer - Van Zakelijke Partners wordt verwacht dat zij op een verantwoorde manier met afval omgaan en gescheiden processen voor het beheer van gevaarlijk en niet-gevaarlijk afval hanteren.

• Efficiënt gebruik van materialen - Van Zakelijke Partners wordt verwacht dat zij stappen ondernemen om inzicht te krijgen in hun klimaatrisico's, hun impact op het milieu te minimaliseren en beleid te implementeren om de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. Van Zakelijke Partners wordt ook verwacht dat zij actief processen implementeren om het gebruik van materialen te verminderen, materialen te hergebruiken en te recyclen gedurende hun productie-/gebruikscyclus.

• Verantwoord inkopen van materialen - Zakelijke Partners dienen een beleid te hanteren dat redelijkerwijs waarborgt dat materialen die worden gebruikt voor de productie van Samsara-producten niet direct of indirect ten goede komen aan gewapende groepen of andere illegale en/of schadelijke activiteiten. Dit omvat naleving van de Europese verordening voor conflictmineralen (Conflict Minerals Regulation) en Sectie 1502 van de Dodd-Frank Act, zoals gewijzigd.

Selectie van zakenpartners en uitbesteding

De evaluatie- en selectieprocedures van Zakelijke Partners omvatten een beoordeling van de zakelijke activiteiten en bedrijfswaarden van de Zakelijke Partner:

• Bedrijfsevaluatie Zakelijke Partners – Producten en diensten die het beste aansluiten bij onze behoeften.

• Commerciële review - Beste waarde ten opzichte van uitgaven.

• Veiligheidsevaluatie – Evaluatie van de veiligheidsarchitectuur.

• Juridische evaluatie – Evaluatie van de algemene voorwaarden.

• Financiële evaluatie – Economische waarde en evaluatie van de financiering.

Indien van toepassing kan Samsara Zakelijke Partners uitnodigen om deel te nemen aan een concurrerende biedprocedure. Samsara verwacht van zijn Zakelijke Partners dat zij akkoord gaan met de standaard contractuele documentatie van Samsara, maar Samsara kan naar eigen goeddunken besluiten om de overeenkomsten van specifieke Zakelijke Partners geheel of gedeeltelijk over te nemen.

Als u op grond van uw contract met Samsara taken mag delegeren aan onderaannemers, wordt van u verwacht (en mogelijk verplicht door de wet of het contract) om een vergelijkbare mate van due diligence op hen uit te voeren en alle toepasselijke wettelijke en contractuele verplichtingen na te komen (inclusief speciale bepalingen die nodig kunnen zijn bij het verlenen van diensten aan overheidsaannemers, zoals naleving van sectie 889 van de Amerikaanse National Defense Authorization Act 2019). U bent dan verantwoordelijk voor het monitoren en afdwingen van de compliance door uw onderaannemers van de verplichtingen die u doorgeeft. 

Opleiding en handhaving

Onze Zakelijke Partners moeten de bovengenoemde gebieden aanpakken met programma's die verder gaan dan slechts woorden op papier. Het gaat hier om programma's die hun werknemers effectief trainen in de relevante vereisten en ze moeten hun beleid en procedures handhaven door middel van zinvol toezicht.

Geen creatie van rechten voor derden

Deze Code creëert geen nieuwe of aanvullende rechten voor derden (of hun begunstigden), met inbegrip van de werknemers van Zakelijke Partners. Deze Code vult de rechten en verplichtingen aan die zijn vastgelegd in het contract tussen Samsara en de Zakelijke Partner, maar vervangt deze niet. 

Vragen en rapportage

Mocht u vragen hebben over deze Code, neem dan contact op met bpcodeofconduct@samsara.com. Als u van mening bent dat deze Code, of de geest van deze Code, is geschonden door een Zakelijke Partner, kunt u anoniem een melding indienen bij Samsara via onze hotline voor klokkenluiders.